Czas rozliczeń

Analiza Transporeon Market Intelligence wskazuje, że w ciągu ostatnich pięciu lat koszty opłat dla ciężarówek w Europie wzrosły średnio o ok. 43 proc. To sprawia, że coraz bardziej wpływają one na kalkulacje przy planowaniu stawek. Wzrost opłat to jedno, same rozliczenia jednak także, a dla niektórych – zwłaszcza tych niewielkich – firm mogą być kłopotliwe. Właściciele niektórych zlecają rozliczenia opłat drogowych, obsługi myta, winiet i związanych z tym formalności zewnętrznym podmiotom. Swoisty outsourcing obejmuje często wsparcie w zakresie formalności oraz bieżącej obsługi operacyjnej. Może to oznaczać pomoc przy rejestracji w systemach opłat, monitorowanie przejazdów czy dostęp do całodobowego wsparcia dla kierowców. Takie podejście zmniejsza obciążenie administracyjne po stronie firmy, pozwalając też uniknąć błędów wynikających z braku znajomości lokalnych przepisów. A dotyczyć mogą np. klas emisji CO2. Przewidziano do pięciu klas emisji ze zróżnicowanymi stawkami w poszczególnych państwach, ryzyko błędów rozliczeniowych jest zatem spore.

Rozwiązania służące realizacji opłat drogowych zazwyczaj integrują opłaty z różnych krajów w jednym systemie i z wykorzystaniem jednego urządzenia pokładowego. Dla przewoźników bardzo istotne jest to, że w ramach oferty ORS (on-road services) można realizować opłaty za przejazdy autostradami i drogami ekspresowymi niemal w całej Europie (płatności w systemach elektronicznego poboru opłat, możliwość zakupu winiet, opłat za strzeżone parkingi, płatności za przejazdy większością mostów i tuneli). Niemal powszechna staje się automatyzacja, co dotyczy zarówno przekazywania raportów, jak i integracji z kartami paliwowymi. Oferujący takie rozwiązania proponują również instalację, wymianę i konfigurację urządzeń do poboru opłat, jak też obsługę formalności, tzn. rejestrację w krajowych systemach (np. e-TOLL w Polsce), czy obsługę zgłoszeń. Finalnie, użytkownikom przekazywane są skonsolidowane faktury za opłaty drogowe z całej Europy, a szczegółowe raporty i zestawienia kosztów pozwalają na lepszą kontrolę nad wydatkami.

Dostawcy systemów konkurują ze sobą. Na przykład UTA Edenred zachęca, by zamówić urządzenie pokładowe UTA One® next bez opłaty inicjalizacyjnej i obiecuje dodatkowo zniżkę na abonament. Gwarantuje przy tym możliwość obsługi opłat drogowych w 18 krajach europejskich. – Ciesz się atrakcyjnymi zniżkami i przejrzystym podziałem kosztów. Wykorzystaj możliwości telematyki w czasie rzeczywistym. Wygodnie steruj funkcjami za pomocą aplikacji na smartfona lub urządzenia do poboru opłat – zachęca dostawca usług.

Również Eurowag proponuje zarządzanie opłatami drogowymi dzięki jednemu rozwiązaniu. Urządzenie OBU z certyfikatem EETS (Europejskiej Usługi Opłaty Elektronicznej) służy do realizacji opłat drogowych w całej Europie, a automatyczne przetwarzanie upraszcza zarządzanie flotą. – Działalność w wielu krajach oznacza konieczność bycia na bieżąco z innymi stawkami za przejazdy przez Europę, a także wymaga znajomości różnorodnych przepisów i modeli rozliczeń w poszczególnych miejscach. Spedytorzy, dyspozytorzy, jak i również kierowcy jeżdżący za granicę, coraz chętniej korzystają z rozwiązań wspierających rozliczanie opłat drogowych. Systemy klasy TMS pozwalają kalkulować opłaty drogowe, uwzględniając wymiary pojazdu czy klasę emisji spalin, a dzięki zintegrowaniu ich z systemami telematycznymi możliwe jest przesyłanie tych informacji szybko do kierowcy. W ten sposób technologia pomaga w ograniczeniu zbędnych kilometrów. Z kolei EVA od Eurowag jest narzędziem do zarządzania opłatami drogowymi w standardzie EETS, co oznacza, że za jej pomocą można opłacić myto za przejazd przez kilkanaście krajów UE – komentował w prasie branżowej Tomasz Czyż, główny ekspert ds. rozwiązań technologicznych z Grupy Eurowag. Floty mogą korzystać z Karty Eurowag Go i Go+ do płatności bezgotówkowych, akceptowanych w 25 krajach Europy (jedna karta do paliwa, opłat drogowych, parkowania, tuneli i promów). Automatycznie można odzyskać VAT i akcyzę paliwową, bez papierowej dokumentacji.

Firma E100 – jak twierdzą jej przedstawiciele – przejmuje od przewoźników znaczną część czynności związanych z obsługą opłat drogowych: od doboru odpowiedniego rozwiązania, przez jego aktywację i konfigurację, aż po późniejsze rozliczenie przejazdów. Ten emitent kart paliwowych pomaga również w prawidłowej konfiguracji danych pojazdu wykorzystywanych przez systemy poboru opłat, takich jak liczba osi czy klasa emisji, a także wspiera klientów w przypadku nieprawidłowości i reklamacji.

– Wykorzystujemy do tego różne rozwiązania, w zależności od charakteru działalności klienta. Dla przewozów międzynarodowych są to m.in. urządzenia E-BOX T i E-BOX 4G, które umożliwiają rozliczanie opłat drogowych w wielu europejskich systemach. Coraz większe znaczenie ma również bieżący nadzór nad ich prawidłowym działaniem. Dlatego udostępniamy narzędzie E-BOX Health, które pozwala monitorować status urządzeń i szybko identyfikować potencjalne nieprawidłowości mogące skutkować błędnym naliczaniem opłat, a w konsekwencji naliczeniem kar przez organy kontrolne – zapewnia Michał Michalski, Service Development Manager w spółce E100 International Trade.

Równie istotne jest wsparcie w dostosowywaniu się do zmian zachodzących na europejskim rynku opłat drogowych. Poszczególne kraje rozwijają systemy poboru opłat w różnym tempie i w oparciu o odmienne technologie, dlatego przewoźnicy oczekują dziś nie tylko narzędzi do płatności, ale także partnera, który pomoże im sprawnie odnaleźć się w coraz bardziej złożonym otoczeniu regulacyjnym. Najważniejszą korzyścią dla przewoźnika jest ograniczenie liczby procesów administracyjnych. Zamiast współpracować z wieloma operatorami i rozliczać różne systemy osobno, klient otrzymuje jedno miejsce do zarządzania usługami oraz skonsolidowane rozliczenie opłat.

Wspomaganie zarządzaniem flotami pojazdów jest też domeną cyfrowej platformy i aplikacji FleetGuru. Służy do automatyzacji pracy kierowników flot oraz właścicieli firm transportowych. Ułatwia panowanie nad dokumentami, kosztami, serwisowaniem i paliwem. – Outsourcing logistyki pozwala uporządkować procesy związane z obsługą opłat drogowych, które w transporcie międzynarodowym stanowią istotny element kosztów. Firmy korzystające z takiego modelu mogą liczyć na dostęp do rozwiązań obejmujących wiele krajów oraz integrację opłat w jednym systemie. Dzięki temu kierowcy nie muszą korzystać z wielu urządzeń ani osobnych rozliczeń dla różnych państw – mówią dostawcy tych narzędzi. Wśród kluczowych funkcji systemu – poza kontrolą kosztów, związaną z monitorowaniem wydatków na paliwo (karty paliwowe) – są opłaty drogowe. Te ostatnie dotyczą 26 europejskich krajów, z wykorzystaniem jednego urządzenia. Kompleksowość oferty związanej z obsługą opłat drogowych ma wynikać m.in. z indywidualnego dopasowania oferty (optymalne rozwiązanie w zakresie opłat jest ustalane na bazie analizy tras przewozowych oraz stanu floty); całodobowego wsparcia dla kierowców (stały kontakt i pomoc w kwestiach związanych z opłatami – 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu); obsługi formalności (reprezentowanie w procesie rejestracji, przygotowanie niezbędnych formularzy, weryfikacja dokumentów i przypominanie o kluczowych terminach). Efektem ma być pełna kontrola nad kosztami w transporcie (jedna umowa na paliwo i wszystkie drogi); bezgotówkowe rozliczanie za usługi (nie trzeba korzystać z gotówki ani wielu kont – opłaty pobierane są automatycznie z salda E100). Dostawca usługi wspomina też o prostej ewidencji wydatków w księgowości – faktury i zestawienie transakcji za przejazdy płatnymi drogami dostępne są w panelu klienta. Transakcje rejestrowane są w czasie rzeczywistym.

Karty paliwowe, rozliczanie opłat drogowych, eurowiniety, zarządzanie przejazdami przez tunele i promy, a także odblokowywanie pojazdów czy mostów, stanowią również element oferty OnTurtle. Poza siecią liczącą ponad 1,8 tys. stacji paliw działających w europejskich krajach, obejmującą także punkty sprzedaży paliw alternatywnych (ponad 150 punktów sprzedaży gazu ziemnego, ponad 50 stacji bioLNG oraz 71 punktów HVO) zawiera też tzw. Pakiet Bezpieczeństwa integrujący usługi tankowania, pobierania opłat drogowych oraz dostęp do bezpiecznych parkingów. Innowacyjnym narzędziem jest system ControlGo. Opiera się na geolokalizacji w czasie rzeczywistym i zapewnia weryfikację na trzech poziomach: pojazdu, stacji paliw oraz karty. Rozbudowując sieć bezpiecznych parkingów dla klientów w Europie nawiązano współpracę z Travis Road Services, SNAP czy Otra Solutions, co umożliwia np. wcześniejszą rezerwację oraz opłacenie miejsca parkingowego dla ciężarówek (sieć OnTurtle obejmuje 600 monitorowanych parkingów na terenie Europy wraz ze wzorcowym parkingiem OnTurtle-La Jonquera). – Naszą główną siłą jest integracja usług, które towarzyszą przewoźnikowi przez całą trasę, od początku aż do końca podróży. Misją jest towarzyszenie przewoźnikom na każdym etapie podróży – nie tylko podczas tankowania, lecz również przy obsłudze opłat drogowych, przejazdach przez tunele, rezerwacjach promów, zapewnianiu bezpiecznych miejsc parkingowych, wsparciu w zakresie zarządzania administracyjnego i wszystkich innych aspektach związanych z trasą – podkreślają w OnTurtle, który swego czasu połączył siły z Axxès, kolejną z firm wyspecjalizowaną w dziedzinie elektronicznego poboru opłat za przejazdy pojazdów ciężarowych. Dzięki umowie o partnerstwie, OnTurtle rozszerzyła listę krajów objętych systemem opłat OnTolls Europe i oferuje możliwość korzystania z dwóch nowych systemów: B’moov i Viaxxès. B’moov to urządzenie do poboru opłat przeznaczone dla samochodów ciężarowych, które umożliwia przejazdy m.in. w Hiszpanii, Francji, we Włoszech, w Portugalii, Niemczech, Austrii, Belgii, Danii, Szwecji, Polsce, na Węgrzech, w Bułgarii, Cechach i na Słowacji. Partnerstwo rozszerza też zakres innych usług, np. opłacanie bezpiecznego postoju samochodów ciężarowych. – OnTurtle rozszerza ofertę OnTolls Europe, ponieważ współpraca z firmą Axxès pozwala zaoferować nowe urządzenia przeznaczone dla różnych rodzajów pojazdów. Zwiększa się tym samym liczba krajów, w których można poruszać się po drogach korzystając z zalet i udogodnień skierowanych zarówno do kierowcy, jak i do przewoźnika, w zależności od konkretnych indywidualnych potrzeb. W OnTurtle, dzięki usłudze OnTolls Europe, zajmiemy się zarządzaniem urządzeniami i kartami do poboru opłat drogowych w Europie – tłumaczono dotychczasowym i nowym klientom OnTurtle, podkreślając jednocześnie to, jakie oszczędności generuje ta współpraca (brak konieczności zatrzymywania się przy każdym punkcie poboru opłat, zarządzanie odzyskiwaniem podatku VAT). OnTolls Services umożliwia przewoźnikowi obliczanie zużycia paliwa i kosztów opłat drogowych na całej trasie. Urządzenia do poboru opłat drogowych umożliwiają również modyfikację danych, dodawanie powiązanych tablic rejestracyjnych oraz aktywację i dezaktywację krajów zgodnie z potrzebami przewoźnika.

Popularnością cieszy się też Centrum Usług Wspólnych dla branży transportowej Infinitiis, z kompleksowymi rozliczeniami, automatycznymi płatnościami oraz integracją z takim systemem jak KSeF. – Zewnętrzni partnerzy pomagają w kompletowaniu dokumentacji, weryfikacji danych oraz monitorowaniu statusu rozliczeń. Dzięki temu firma może lepiej planować przepływy finansowe i unikać opóźnień w odzyskiwaniu należnych środków. To bezpośrednio wpływa na poprawę płynności finansowej i efektywność operacyjną – tłumaczą w Infinitiis.

O integracji z KSeF mówią też dostawcy narzędzia Autopay Flota. – W Autopay Mobility stawiamy na automatyzację, która wyprzedza zmiany prawne. Przygotowaliśmy nasz system tak, abyś jako manager floty nie musiał martwić się nadchodzącymi wymogami Krajowego Systemu e-Faktur. Wszystkie faktury za przejazdy autostradowe, parkingi i e-winiety są generowane jako faktury ustrukturyzowane, gotowe do automatycznego odbioru w systemie KSeF. To istotne, aby była zgodność z przepisami, aby obieg dokumentów był szybszy, a także, aby unikać ewentualnych błędów, zapewniając przy tym pełne bezpieczeństwo danych. Płaci się za autostrady w Polsce na podstawie jednej zbiorczej faktury wystawianej co miesiąc z odroczonym terminem płatności. Kierowcy nie potrzebują już kart flotowych lub innych rozwiązań, z których korzystali, żeby zapłacić za poruszanie się po płatnych odcinkach dróg w Polsce. Płatności pobierają się automatycznie, a kierowcy mogą skupić się na celu swojej podróży – zachęca potencjalnych użytkowników dostawca usługi podkreślając, że zarządzanie odbywa się z poziomu jednego panelu administracyjnego, a użytkownik – po  zalogowaniu – ma dostęp do wszystkich potrzebnych informacji, może tworzyć profile swoich kierowców, sprawdzać wszystkie transakcje, pobierać faktury zbiorcze i raporty podsumowujące dany miesiąc.

---

OKIEM EKSPERTA

Wachlarz opłat jest szeroki

Michał Michalski, Service Development Manager w spółce E100 International Trade

– Zakres opłat, które realizujemy i rozliczamy dla klientów obejmuje różne modele poboru należności funkcjonujące w Europie. Są to przede wszystkim opłaty drogowe rozliczane za pomocą urządzeń pokładowych OBU, wykorzystywane zarówno w krajowych, jak i międzynarodowych systemach poboru opłat.

Obsługujemy również e-winiety, które nadal funkcjonują na wybranych rynkach, a także rozwiązania oparte na automatycznym rozpoznawaniu tablic rejestracyjnych, czyli videotolling. W Polsce użytkownicy E100 mogą w ten sposób rozliczać przejazdy autostradami A1 i A2 bez konieczności instalowania dodatkowych urządzeń pokładowych.

Poza opłatami za korzystanie z autostrad i dróg płatnych klienci mogą za naszym pośrednictwem rozliczać również wybrane przejazdy przez mosty i tunele. Coraz większe znaczenie mają także opłaty uwzględniające parametry pojazdu, w tym klasę emisji CO₂, które wpływają na wysokość stawek w wielu europejskich systemach poboru opłat.

Obsługujemy zarówno systemy wykorzystujące technologię satelitarną GNSS, jak i rozwiązania bazujące na komunikacji DSRC. To istotne, ponieważ europejski rynek opłat drogowych stale ewoluuje, a kolejne kraje wdrażają nowe modele rozliczeń oparte na rzeczywiście przejechanych kilometrach. Dla przewoźników oznacza to konieczność funkcjonowania w coraz bardziej zróżnicowanym środowisku opłat.

---