Polityka prywatności

POLITYKA PRYWATNOŚCI – JAK PRZETWARZAMY DANE OSOBOWE?

RODO to Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 27 kwietnia 2016 r. 2016/679), które reguluje ochronę danych osobowych osób fizycznych w ramach Unii Europejskiej. Celem RODO jest wzmocnienie oraz ujednolicenie w Unii Europejskiej przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.

Dbając o dane osobowe osób, które z nami współpracują przygotowaliśmy niniejszą Politykę prywatności. Ma ona na celu przekazanie informacji jakie dane osobowe zbieramy, w jakich celach, w jaki sposób z nich korzystamy oraz kim jesteśmy. Ma ona także na celu wskazanie praw, które masz w związku z przetwarzaniem przez nas Twoich danych osobowych.

KIM SĄ WSPÓŁADMINISTRATORZY DANYCH OSOBOWYCH?

Uprzejmie informujemy, że Współadministratorami danych osobowych osób biorących udział w konferencjach, webinariach, szkoleniach są spółka MEDIA4BUSINESS Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą przy Heleny Szafran 6, 60-693 Poznań (dalej jako „Współadministrator Pierwszy”) oraz spółka MPF Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą przy Heleny Szafran 6, 60-693 Poznań (dalej jako „Współadministrator Drugi”), dalej określani łącznie jako „Współadministratorzy”.

INSPEKTOR OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH, KONTAKT

Uprzejmie informujemy, iż Współadministratorzy nie powołali Inspektora Ochrony Danych. Kontakt w sprawie ochrony danych osobowych ze Współadministratorem Pierwszym jest możliwy poprzez wysłanie maila na adres: info@transport-manager.pl albo listownie: MEDIA4BUSINESS spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ul. Heleny Szafran 6, 60-693 Poznań oraz ze Współadministratorem Drugim poprzez wysłanie maila na adres: info@transport-manager.pl albo listownie: MEDIA4BUSINESS spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ul. Heleny Szafran 6, 60-693 Poznań z dopiskiem „RODO”.

WSPÓLNE UZGODNIENIA MIĘDZY WSPÓŁADMINISTRATORAMI

W ramach umowy o współadministrowanie zawartej pomiędzy Współadministratorami uzgodniliśmy zakresy swojej odpowiedzialności dotyczącej wypełnienia obowiązków wnikających z RODO, w tym w szczególności uzgodniliśmy, że:

Współadministrator Pierwszy oraz Współadministrator Drugi wspólnie będą przetwarzać dane osób biorących udział w konferencjach, webinariach, szkoleniach organizowanych przez Współadministratorów we wszystkich celach opisanych w niniejszej Polityce prywatności.
Współadministrator Pierwszy oraz Współadministrator Drugi wspólnie są odpowiedzialni za wykonanie wobec osób biorących udział w konferencjach, webinariach, szkoleniach organizowanych przez Współadministratorów obowiązku informacyjnego oraz za umożliwienie im wykonywania ich praw związanych z przetwarzaniem przez Współadministratorów ich danych.
Współadministrator Pierwszy oraz Współadministrator Drugi wspólnie są odpowiedzialni za udostępnienie dedykowanej strony
internetowej, na której zostanie umieszczona niniejsza Polityka prywatności

KOGO DANE OSOBOWE BĘDZIEMY PRZETWARZAĆ?

Jako Współadministratorzy danych osobowych będziemy przetwarzać dane osobowe:

uczestników konferencji, webinariów, szkoleń organizowanych przez Współadministarotorów
klientów, kontrahentów – dostawców, partnerów biznesowych,
osób reprezentujących podmioty, z którymi współpracujemy,
podmiotów z którymi mamy relacje, a np. nie są jeszcze naszymi klientami,
oraz inne podmioty, których nie jesteśmy obecnie w stanie wskazać.

SKĄD POZYSKALIŚMY TWOJE DANE OSOBOWE?

Twoje dane osobowe pozyskaliśmy:

bezpośrednio od Ciebie w związku z zarejestrowaniem się na wydarzenie organizowane przez Współadministratorów oraz podaniem danych osobowych,
w związku z realizacją naszej współpracy,
z rejestrów publicznych np. CEIDG, KRS, Biała lista podatników VAT,
z innych źródeł, w tym publicznie dostępnych, takich jak np. strony internetowe.

JAKIE MAMY CELE I PODSTAWY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH?

Aby świadczyć usługi zgodnie z zakresem naszej działalności, Współadministratorzy danych osobowych, przetwarzają Twoje dane osobowe — w różnych celach, jednak zawsze zgodnie z prawem.

Poniżej znajdziesz wyszczególnione cele przetwarzania danych osobowych wraz z podstawami prawnymi:

	W jakim celu przetwarzamy Twoje dane?		Jakie dane będziemy przetwarzać ?		Jaką mamy podstawę prawną do ich przetwarzania?
Podjęcie działań przed zawarciem umowy na świadczenie naszych usług		Dane identyfikujące takie jak m.in. imię i nazwisko, nazwa firmy, dane kontaktowe, dane adresowe, numer NIP, REGON, KRS, informacje zawarte w rejestrach publicznych oraz inne informacje, jakie nam podasz albo pozyskamy z ogólnie dostępnych źródeł.		§ art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy § art. 6 ust. 1 lit. f RODO uzasadniony interes współadministratorów danych m.in. w celu nawiązania współpracy
Zapisanie się oraz udział w konferencjach, webinariach, szkoleniach organizowanych przez Współadministratorów		Dane identyfikujące takie jak m.in. imię i nazwisko, nazwa firmy, dane kontaktowe, dane adresowe, numer NIP, stanowisko służbowe		§ art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda § art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy § art. 6 ust. 1 lit. f RODO uzasadniony interes współadministratorów danych m.in. w celu realizacji przedsięwzięcia
Zawarcia i realizacji umowy na świadczenie naszych usług np. realizacja konferencji, szkoleń, webinariów		Dane identyfikujące takie jak m.in. imię i nazwisko, nazwa firmy, dane kontaktowe, dane adresowe, numer NIP,REGON, KRS, numer rachunku bankowego, informacje zawarte w rejestrach publicznych, wizerunek oraz inne informacje, jakie nam podasz albo pozyskamy z ogólnie dostępnych źródeł.		§ art. 6 ust. 1 lit. b RODO wykonanie umowy § art. 6 ust. 1 lit. f RODO uzasadniony interes współadministratorów danych np. dane osób kontaktowych
Wykonania ciążących na nas obowiązkach prawnych, np.: wystawienia dokumentów księgowych i dokonania rozliczeń podatkowych		Dane identyfikujące takie jak m.in. imię i nazwisko, nazwa firmy, dane kontaktowe, dane adresowe, numer NIP,REGON, KRS, numer rachunku bankowego, informacje zawarte w rejestrach publicznych oraz inne informacje, jakie nam podasz albo pozyskamy z ogólnie dostępnych źródeł.		§ art. 6 ust. 1 lit. c RODO prawnie ciążący obowiązek
Przechowywania pozostawionych ofert /zapytań		Dane identyfikujące takie jak m.in. imię i nazwisko, nazwa firmy, dane kontaktowe oraz inne dane jakie nam podasz albo pozyskamy z ogólnie dostępnych źródeł.		§ art. 6 ust. 1 lit. f RODO prawnie uzasadniony interes, który, umożliwi skorzystanie z naszych usług przez określony czas bez konieczności ponawiania ofert
Ustalenia, obrony i dochodzenia roszczeń		Dane identyfikujące takie jak m.in. imię i nazwisko, nazwa firmy, dane kontaktowe, dane adresowe, numer NIP, REGON, KRS, numer rachunku bankowego, informacje zawarte w rejestrach publicznych oraz inne informacje, jakie nam podasz albo pozyskamy z ogólnie dostępnych źródeł.		§ art. 6 ust. 1 lit. f RODO prawnie uzasadniony interes m.in. obrona interesów Współadministratorów
Weryfikacja kontrahentów, klientów Administratora		Dane identyfikujące takie jak m.in. imię i nazwisko, nazwa firmy, dane kontaktowe, dane adresowe, numer NIP, REGON, KRS, numer rachunku bankowego, informacje zawarte w rejestrach publicznych oraz inne informacje, jakie nam podasz albo pozyskamy z ogólnie dostępnych źródeł.		§ art. 6 ust. 1 lit. c RODO prawnie ciążący obowiązek § art. 6 ust. 1 lit. f RODO prawnie uzasadniony interes m.in. zapewnienie bezpieczeństwa finansowego, wizerunkowego Współadministratorów
Archiwalnym i dowodowym		Dane identyfikujące takie jak m.in. imię i nazwisko, nazwa firmy, dane kontaktowe, dane adresowe, numer NIP, REGON, KRS, numer rachunku bankowego, informacje zawarte w rejestrach publicznych oraz inne informacje, jakie nam podasz albo pozyskamy z ogólnie dostępnych źródeł.		§ art. 6 ust. 1 lit. c RODO prawnie ciążący obowiązek § art. 6 ust. 1 lit. f RODO prawnie uzasadniony interes m.in. posiadanie danych osobowych, pozwolą nam dowieść pewnych faktów związanych z realizacją umowy, świadczenia np. gdy jakiś organ państwowy tego zażąda
Administrowanie naszą stroną Internetową		Adres IP, data i czas serwera, informacje o przeglądarce internetowej, informacje o systemie operacyjnym		§ art. 6 ust. 1 lit. a RODO zgoda na pliki cookies § art. 6 ust. 1 lit. f RODO uzasadniony interes Współadministratorów danych jak m.in. możliwość administrowania stroną internetową
Marketingu bezpośredniego, przesyłanie ofert handlowych		Imię i nazwisko, nazwa firmy, siedzibę firmy, adres do korespondencji, adres e-mail, numer telefonu, numer NIP, stanowisko		§ art. 6 ust. 1 lit. a RODO (dobrowolna zgoda), który pozwala przetwarzać dane osobowe na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody § art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes), który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Współadministratorzy realizują swój prawnie uzasadniony interes np. udzielenie odpowiedzi na zapytania, wysłanie oferty.

BEZPIECZEŃSTWO DANYCH OSOBOWYCH

Dbając o bezpieczeństwo wszystkich danych, a w szczególności o zapewnienie poufności oraz integralności, Współadministratorzy wdrożyli odpowiednie środki techniczne oraz organizacyjne, jak m.in.

na bieżąco przeprowadzają analizę ryzyka, aby we właściwy sposób dopasować rozwiązania do potencjalnych zagrożeń związanych z naruszeniami;
dostęp do danych mają tylko osoby upoważnione i tylko w zakresie jaki jest niezbędny do wykonywania ich zadań;
na bieżąco podpisywane są umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych z podmiotami, którym zlecimy przetwarzanie danych osobowych, ale także dbamy, aby podmioty te gwarantowały najwyższy poziom bezpieczeństwa;
dostęp do systemów jest ściśle kontrolowany, zgodnie z procedurami bezpieczeństwa obowiązującymi u Współadministratorów.

WYMÓG PODANIA DANYCH OSOBOWYCH

Podanie jakichkolwiek danych osobowych jest dobrowolne i zależy od Twojej decyzji. Jednakże w niektórych przypadkach podanie określonych danych osobowych jest konieczne, aby spełnić Twoje oczekiwania w zakresie korzystania z usługi świadczonej przez Współadministratorów.
Aby otrzymać ofertę handlową, konieczne jest podanie adresu e-mail — bez tego nie jesteśmy w stanie sprostać Twoim oczekiwaniom oraz zachować najwyższej jakości obsługi, na której bardzo nam zależy.

CZY PROWADZIMY ZAAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI I PROFILOWANIE?

Uprzejmie informujemy, że nie dokonujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym w oparciu o profilowanie. Jeżeli dokonamy zmian w tym zakresie, to na pewno zaktualizujemy naszą Politykę prywatności oraz Klauzule informacyjne.

KOMU MOŻEMY PRZEKAZYWAĆ TWOJE DANE OSOBOWE?

Twoje dane możemy przekazywać:

naszym pracownikom i współpracownikom, którzy muszą mieć dostęp do danych, aby móc wykonywać nasze zobowiązania lub działania na Twoją rzecz;
naszym partnerom biznesowym – jeżeli uprzednio wyrazisz zgodę na otrzymywanie treści stanowiących marketing bezpośredni bądź na otrzymywanie informacji handlowych.

Jak większość przedsiębiorców, w swojej działalności korzystamy także z pomocy innych podmiotów, co niejednokrotnie wiąże się z koniecznością przekazania danych osobowych. W związku z powyższym, w razie potrzeby jako Współadministratorzy przekazujemy Twoje dane osobowe następującym odbiorcom:

podmiotom obsługującym jak i dostarczającym nam systemy informatyczne oraz teleinformatyczne;
podmiotom dostarczającym nam usługę hostingu;
podmiotom prowadzącym działalność płatniczą (banki, instytucje płatnicze);
podmiotom prowadzącym działalność pocztową, kurierską;
podmiotom świadczącym dla nas usługi doradcze, rachunkowe, audytowe, prawne, podatkowe, windykacyjne, archiwizacyjne;
podmioty świadczące dla nas usługi z zakresu marketingu.

Oprócz tego, może się zdarzyć, że np. na podstawie właściwego przepisu prawa lub decyzji właściwego organu będziemy musieli przekazać Twoje dane osobowe również innym podmiotom, czy to publicznym czy prywatnym jak m.in. Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Urząd Skarbowy, Krajowa Administracja Skarbowa, Inspekcja Sanitarna, Stacje Sanitarno- Epiedemiologiczne.

Niezmiernie trudno nam przewidzieć, kto może zgłosić się z żądaniem udostępnienia danych osobowych. Niemniej ze swojej strony zapewniamy, że każdy przypadek żądania udostępnienia danych osobowych analizujemy bardzo starannie i bardzo wnikliwie, aby niechcący nie przekazać informacji osobie nieuprawnionej.

CZY PRZEKAZUJEMY TWOJE DANE OSOBOWE DO PAŃSTW TRZECICH?

Uprzejmie informujemy, iż co do zasady nie przekazujemy Twoich danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Natomiast może się tak zdążyć w związku z korzystaniem przez nasz z oprogramowania Google lub Microsoft dane osobowe mogą być przekazywane do Stanów Zjednoczonych. W takim przypadku Współadministratorzy zapewniają odpowiedni poziom ochrony Danych osobowych, opierając się na uznanych prawnie podstawach udostępniania danych, takich jak standardowe klauzule umowne UE lub Tarcza prywatności (Privacy Shield).

JAK DŁUGO MOŻEMY PRZECHOWYWAĆ TWOJE DANE OSOBOWE?

Dane osobowe będą przechowywane przez każdego Współadministratorów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz przez czas, który jest potrzebny, aby osiągnąć wyznaczony cel. Po tym okresie Twoje dane osobowe zostaną nieodwracalnie usunięte lub zniszczone.
Odnośnie do poszczególnych okresów przetwarzania danych osobowych, uprzejmie informujemy, że dane osobowe przetwarzamy przez okres:

trwania umowy, ale także po jej ustaniu, ale nie dłużej niż przez okres 10 lat — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w celu zawarcia i wykonania umowy;
do 10 lat — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, ale nie dłużej niż wynika to z obowiązujących przepisów prawa;
do 7 lat — w odniesieniu do danych osobowych wiążących się ze spełnieniem obowiązków z prawa podatkowego np. przechowywanie faktur, rachunków;
do czasu cofnięcia zgody lub osiągnięcia celu przetwarzania — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych na podstawie zgody np. na wysyłkę newsletteru.
do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub osiągnięcia celu przetwarzania— w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Współadministratorów lub do celów marketingowych;
do czasu zdezaktualizowania się lub utraty przydatności — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych głównie do celów wykorzystania plików cookies i administrowania stroną internetową;

Okresy w latach liczymy od końca roku, w którym rozpoczęliśmy przetwarzanie danych osobowych, aby usprawnić proces usuwania lub niszczenia danych osobowych. Odrębne liczenie terminu dla każdego zdarzenia wiązałoby się z istotnymi trudnościami organizacyjnymi i technicznymi, jak również znaczącym nakładem finansowym, dlatego ustanowienie jednej daty usuwania lub niszczenia danych osobowych pozwala nam sprawniej zarządzać tym procesem.
„Prawo do bycia zapomnianym”: Oczywiście, w przypadku skorzystania przez Ciebie z prawa do zapomnienia takie sytuacje są rozpatrywane indywidualnie.

JAKIE PRZYSŁUGUJĄ TOBIE PRAWA?

Uprzejmie informujemy, że posiadasz prawo do:

Prawo dostępu do treści swoich danych osobowych – czyli uzyskanie informacji o celu i sposobie przetwarzania Twoich danych osobowych oraz kopii danych.
Prawo do sprostowania danych – czyli poprawienie danych, gdy są one błędne, uległy zmianie lub zdezaktualizowały się.
Prawo do częściowego lub całkowitego usunięcia danych („Prawo do bycia zapomnianym”) – czyli usunięcia danych, które przetwarzane są bez uzasadnionych podstaw prawnych.
Prawo do ograniczenia przetwarzania – czyli ograniczenia przetwarzania danych wyłącznie do ich przechowywania.
Prawo do przenoszenia danych – czyli uzyskania swoich danych osobowych, które nam przekazałeś lub wskazania innego administratora, któremu powinniśmy je przekazać, o ile będzie to technicznie możliwe.
Prawo wniesienia sprzeciwu, co do danych osobowych, których podanie jest dobrowolne – czyli m.in. na potrzeby marketingu bezpośredniego.
Prawo do wycofania zgody – możesz w dowolnej chwili wycofać każdą zgodę, którą Nam wyraziłeś. Proszę pamiętać, iż od złożenia dyspozycji nie będziemy już przetwarzać danych we wskazanym przez Ciebie celu, ale do czasu wycofania zgody mamy prawo do przetwarzania Twoich danych.

Szanujemy Twoje prawa wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych i staramy się ułatwiać ich realizację w najwyższym możliwym stopniu. Wskazujemy, że wymienione uprawnienia nie mają charakteru absolutnego, a zatem w niektórych sytuacjach możemy zgodnie z prawem odmówić Tobie ich spełnienia. Jednakże, jeżeli odmawiamy uwzględnienia żądania, to tylko po wnikliwej analizie i tylko w sytuacji, gdy odmowa uwzględnienia żądania jest konieczna.
Odnośnie do prawa do wniesienia sprzeciwu wyjaśniamy, że w każdej chwili przysługuje Tobie prawo do sprzeciwienia się przetwarzaniu danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Współadministratorów danych osobowych w związku z Twoją szczególną sytuacją. Musisz jednak pamiętać, że zgodnie z przepisami możemy odmówić uwzględnienia sprzeciwu, jeżeli wykażemy, że:

istnieją prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, które są nadrzędne w stosunku do Twoich interesów, praw i wolności lub;
istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Ponadto w każdej chwili możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych do celów marketingowych. W takiej sytuacji po otrzymaniu sprzeciwu zaprzestaniemy przetwarzania w tym celu.
Swoje uprawnienia możesz zrealizować poprzez: wysłanie maila na adres: info@transport-manager.pl albo listownie: MEDIA4BUSINESS spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ul. Heleny Szafran 6, 60-693 Poznań oraz ze Współadministratorem Drugim poprzez wysłanie maila na adres: info@transport-manager.pl albo listownie: MEDIA4BUSINESS spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ul. Heleny Szafran 6, 60-693 Poznań z dopiskiem „RODO”.

JAK ZREALIZOWAĆ PRAWO DO WYCOFANIA ZGODY?

Jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie Twojej zgody, w każdej chwili możesz tą zgodę cofnąć — wedle własnego uznania.
Jeżeli chciałbyś cofnąć zgodę na przetwarzanie danych osobowych, to w tym celu wystarczy wysłać maila do Pierwszego Współadministrator na adres: info@transport-manager.pl albo listownie MEDIA4BUSINESS spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ul. Heleny Szafran 6, 60-693 Poznań oraz do Drugiego Współadministratora wysłać maila na adres: info@transport-manager.pl albo listownie: MEDIA4BUSINESS spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ul. Heleny Szafran 6, 60-693 Poznań z dopiskiem „RODO”.
Jeżeli przetwarzanie Twoich danych osobowych odbywało się na podstawie zgody, jej cofnięcie nie powoduje, że przetwarzanie danych osobowych do tego momentu było nielegalne przez Współadministartorów. Innymi słowy, do czasu cofnięcia zgody mamy prawo przetwarzać Twoje dane osobowe i jej odwołanie nie wpływa na zgodność z prawem dotychczasowego przetwarzania.

MASZ PRAWO DO WNIESIENIA SKARGI DO URZĘDU OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

Jeżeli uważasz, że Twoje dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z obowiązującym prawem, możesz wnieść skargę do Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych |ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

W sprawach nieuregulowanych regulaminem zastosowanie mają postanowienia Kodeksu cywilnego i odpowiednich ustaw prawa polskiego, a także prawa Unii Europejskiej, w szczególności RODO (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE).

O wszelkich zmianach wprowadzonych do niniejszej Polityki prywatności zostaniesz powiadomiony w ramach komunikatu na naszej stronie internetowej albo w siedzibie Współadministratorów danych.

Niniejsza Polityka prywatności obowiązuje od dnia 01.01.2024