Od Excela do TMS. Kiedy arkusz kalkulacyjny przestaje wystarczać w spedycji?

Nie chodzi przy tym wyłącznie o wygodę użytkowników. W spedycji dane są podstawą codziennych decyzji: od planowania tras i kalkulacji frachtu, przez komunikację z kierowcą i klientem, aż po rozliczenie zlecenia. Im więcej informacji znajduje się w osobnych plikach i im częściej są one ręcznie przepisywane, tym większe staje się ryzyko błędu.

Skala tego zjawiska nie dotyczy wyłącznie transportu. Metaanaliza opublikowana w 2024 roku w czasopiśmie „Frontiers of Computer Science”, obejmująca 35 lat badań nad arkuszami kalkulacyjnymi, wskazuje, że błędy występowały w 94 proc. analizowanych arkuszy wykorzystywanych w przedsiębiorstwach. Autorzy wyróżnili m.in. błędy nieuwagi, pominięcia danych oraz błędy logiczne w formułach.

W przypadku firmy transportowej nawet niewielka pomyłka może mieć dalsze konsekwencje – od błędnej kalkulacji kosztu przewozu po nieprawidłowe dane wykorzystywane przy fakturowaniu czy analizie rentowności

Przy niewielkiej liczbie zleceń arkusz kalkulacyjny może dobrze spełniać swoją funkcję. Dyspozytor zna klientów i przewoźników, a informacje można stosunkowo łatwo aktualizować. Wraz ze wzrostem przedsiębiorstwa taki model zaczyna jednak wymagać coraz więcej pracy.

Pierwszym problemem jest współpraca. Jeżeli kilku dyspozytorów pracuje równolegle, szybko pojawia się pytanie, która wersja danych jest aktualna. Kolejnym wyzwaniem jest brak automatyzacji. Kalkulacje, zmiany statusów czy przenoszenie informacji pomiędzy systemami nadal wymagają zaangażowania pracownika.

Do tego dochodzi integracja danych. Informacje pochodzące z telematyki, księgowości, systemów klientów czy portali przewoźników funkcjonują często niezależnie od arkusza wykorzystywanego przez spedytora. W efekcie te same dane są wielokrotnie kopiowane lub wpisywane ręcznie.

Charakterystycznym sygnałem ostrzegawczym jest sytuacja, w której firma ma coraz więcej danych, ale coraz trudniej jest szybko uzyskać odpowiedź na proste pytania: gdzie znajduje się transport, kiedy dotrze do odbiorcy, jaka jest aktualna marża na zleceniu albo która wersja kalkulacji jest prawidłowa.

W takim środowisku problemem nie jest już sam Excel. Problemem staje się brak jednego źródła aktualnej informacji.

Przejście z Excela na system zarządzania transportem (TMS) oznacza przede wszystkim zmianę sposobu organizacji informacji. Zamiast wielu arkuszy, wiadomości e-mail i danych pochodzących z różnych aplikacji firma otrzymuje centralne środowisko, w którym obsługiwane są zlecenia, trasy, stawki, dokumenty oraz statusy transportów.

Różnica jest szczególnie widoczna w codziennej pracy dyspozytora. Kilku pracowników może jednocześnie korzystać z aktualnych danych, a informacje wprowadzone na jednym etapie procesu mogą być wykorzystywane w kolejnych bez ponownego przepisywania. Integracja z telematyką umożliwia automatyczne przekazywanie informacji o realizacji przewozu, a połączenie z systemem finansowo-księgowym może ograniczyć ręczną obsługę rozliczeń.

Cyfryzacja nie oznacza jednak, że samo wdrożenie oprogramowania automatycznie rozwiąże wszystkie problemy. Kluczowe jest przygotowanie organizacji do zmiany.

Pierwszym etapem powinno być dokładne przeanalizowanie obecnych procesów. Warto określić, w jaki sposób powstaje zlecenie, kto je uzupełnia, skąd pochodzą dane, gdzie wykonywane są kalkulacje oraz w których miejscach informacje trzeba przepisywać ręcznie. Szczególną uwagę należy zwrócić na wyjątki, ponieważ to właśnie niestandardowe przypadki często decydują o tym, czy wybrany system sprawdzi się w praktyce.

Drugim krokiem jest określenie wymagań wobec TMS. Znaczenie mają nie tylko dostępne funkcje, lecz także możliwości integracji z wykorzystywanymi już rozwiązaniami – telematyką, księgowością czy systemami klientów. Ważna jest również ergonomia. Nawet rozbudowane rozwiązanie nie przyniesie oczekiwanych korzyści, jeżeli jego obsługa będzie zbyt skomplikowana dla użytkowników.

Trzeci etap to migracja i uporządkowanie danych. Przeniesienie informacji z Excela jest dobrą okazją do weryfikacji baz klientów, przewoźników, pojazdów i taryf. Duplikaty oraz nieaktualne rekordy nie znikną po wdrożeniu nowego systemu – bez wcześniejszego uporządkowania zostaną po prostu przeniesione do nowego środowiska.

Czwarty element to ludzie. Dyspozytorzy i spedytorzy powinni zostać włączeni w projekt możliwie wcześnie. To oni najlepiej wiedzą, gdzie w codziennych procesach występują problemy i które czynności pochłaniają najwięcej czasu. Szkolenia powinny natomiast bazować na rzeczywistych scenariuszach pracy, a nie jedynie na prezentacji funkcji programu.

Ostatnim krokiem jest etapowe uruchomienie rozwiązania. Zamiast jednoczesnej zmiany wszystkich procesów bezpieczniej rozpocząć od wybranego oddziału, grupy użytkowników lub określonego rodzaju transportów. Pozwala to zweryfikować konfigurację, wychwycić problemy i wprowadzić korekty przed rozszerzeniem systemu na całą organizację.

Jedną z najważniejszych korzyści wynikających z wdrożenia TMS jest dostęp do tej samej, aktualnej informacji przez wszystkich uczestników procesu. Dyspozytor nie musi sprawdzać kilku plików, aby ustalić status przewozu, a pracownik odpowiedzialny za rozliczenie korzysta z danych zgromadzonych podczas realizacji zlecenia.

Automatyzacja może również przejąć część powtarzalnych czynności: kalkulacje według zdefiniowanych taryf, aktualizację statusów czy przekazywanie informacji klientom. Ogranicza to liczbę operacji wykonywanych ręcznie i pozwala pracownikom koncentrować się na zadaniach wymagających decyzji oraz doświadczenia.

Centralny system ułatwia także wdrażanie nowych pracowników. Jeżeli proces jest odwzorowany w oprogramowaniu, wiedza o sposobie realizacji zlecenia nie pozostaje wyłącznie w głowie doświadczonego spedytora.

Przykładem rozwiązania wspierającego taki model pracy jest system TMS CarLo firmy Soloplan. Platforma integruje w jednym środowisku m.in. zarządzanie zleceniami i transportami, planowanie, kalkulacje oraz komunikację statusową. Dzięki interfejsom może również wymieniać dane z rozwiązaniami telematycznymi, finansowo-księgowymi czy systemami wykorzystywanymi przez klientów.

Samo zastąpienie arkusza systemem informatycznym nie powinno być jednak celem cyfryzacji. Największą wartość przynosi uporządkowanie całego przepływu informacji – od przyjęcia zlecenia, przez planowanie i realizację transportu, aż po jego rozliczenie.

Dlatego decyzja o odejściu od Excela nie musi wynikać z tego, że arkusz kalkulacyjny jest złym narzędziem. Przeciwnie – dla wielu przedsiębiorstw pozostaje bardzo użyteczny. Moment na zmianę przychodzi wtedy, gdy skala i złożoność działalności powodują, że utrzymanie aktualnych danych wymaga coraz większej liczby ręcznych operacji, a informacje są rozproszone pomiędzy pracownikami i systemami.

Wówczas wdrożenie TMS staje się nie tyle wymianą jednego programu na drugi, ile zmianą sposobu zarządzania transportem: z pracy opartej na plikach na pracę opartą na procesach i wspólnych danych.

System TMS CarLo cyfryzuje planowanie transportu, zastępując arkusze Excela i starsze systemy centralną platformą dostępną dla wszystkich zaangażowanych osób. Źródło: Soloplan

O Soloplan

Wraz z CarLo Soloplan GmbH rozwija jeden z wiodących systemów zarządzania transportem przeznaczonych dla spedytorów, dostawców usług logistycznych oraz firm transportowych. Od ponad 30 lat firma wspiera ponad 1800 klientów na całym świecie w cyfryzacji i optymalizacji procesów logistycznych.