Zwrot VAT i akcyzy w UE: przewoźnik kontra biurokracja

Na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że skoro zwrot VAT w UE regulowany jest wspólnymi przepisami, procedury powinny działać w podobnym tempie w każdym kraju. Rzeczywistość jest jednak inna – ostateczna obsługa wniosków zależy od administracji krajowej, co sprawia, że różnice są wyraźne i odczuwalne w portfelach przewoźników.

Jak podkreśla Paweł Andrzejewski, Head of Sales Poland w Edenred Finance: „Międzynarodowe firmy transportowe mogą ubiegać się o zwrot VAT w 31 krajach europejskich, pod warunkiem spełnienia określonych kryteriów prawnych związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Choć zasady zwrotu VAT w Unii Europejskiej są regulowane wspólnymi przepisami, proces ich realizacji należy do poszczególnych państw członkowskich. W praktyce oznacza to, że czas rozpatrywania wniosków i sprawność obsługi administracyjnej różnią się w zależności od kraju. Według danych Edenred Finance średni czas oczekiwania na zwrot VAT w UE wynosi 4–5 miesięcy od momentu złożenia wniosku. Okres ten może się jednak wydłużyć nawet do 8 miesięcy, jeśli instytucje zwrócą się o dodatkowe informacje, wyjaśnienia lub uzupełniające dokumenty.”

Państwa o rozwiniętej administracji cyfrowej uchodzą za najsprawniejsze w obsłudze wniosków. To właśnie tam przewoźnicy mogą liczyć na szybszy zwrot środków i przewidywalny proces.

Justyna Krysiak, kierownik operacyjny Działu VAT w E100, wskazuje: „Najsprawniejsze kraje to zazwyczaj te, które mają wysoko scyfryzowaną administrację oraz stabilne procedury fiskalne, np. Holandia, Niemcy i Austria. W tych państwach czas oczekiwania na zwrot VAT może wynosić od kilku tygodni do 2–3 miesięcy, a decyzje są przewidywalne.”

Niektóre państwa wciąż bazują na mniej zautomatyzowanych procesach, a dodatkowo wymagają licznych załączników i wyjaśnień. To sprawia, że procedury przeciągają się miesiącami.

Jak zauważa Justyna Krysiak, E100: „Największe opóźnienia obserwujemy np. we Włoszech, Francji czy Rumunii (mogą sięgać nawet 9–12 miesięcy, a postępowania bywają dodatkowo przedłużane z powodów formalnych – braki dokumentów, wnioski o wyjaśnienia, ręczna weryfikacja danych)”.

Dorota Nowak (OnTurtle) zwraca uwagę na dodatkowe źródła problemów: „Kraje o mniej rozwiniętych procesach cyfrowych lub bardziej rygorystycznych wymaganiach dokumentacyjnych, takie jak Hiszpania czy niektóre państwa Europy Wschodniej, mogą powodować większe opóźnienia. Różnice te wynikają głównie ze złożoności administracyjnej, braku harmonizacji przepisów oraz różnych poziomów cyfryzacji systemów podatkowych w państwach członkowskich.”

Widać tu zatem pewien paradoks: Włochy i Francja pojawiają się w obu zestawieniach – jako przykłady zarówno sprawności, jak i… opóźnień. To najlepiej pokazuje, że nie tylko cyfryzacja, ale też stabilność procedur i praktyka urzędnicza odgrywają kluczową rolę.

O ile VAT regulowany jest wspólnymi przepisami, o tyle w przypadku akcyzy każdy kraj rządzi się własnymi zasadami. Przewoźnicy mogą ubiegać się o częściowy zwrot w m.in. Francji, Belgii, Słowenii, Hiszpanii, Włoszech, Chorwacji i na Węgrzech. Wnioski są składane do krajowych organów celnych. Problem w tym, że czas oczekiwania może wynosić od kilku miesięcy aż do roku – a to wprost przekłada się na płynność finansową firm transportowych.

Na pierwszy rzut oka unijne przepisy zdają się gwarantować równe szanse wszystkim przewoźnikom – niezależnie od tego, czy mają siedzibę w Warszawie, Berlinie czy Paryżu. W praktyce jednak procedury, choć oparte na wspólnych ramach prawnych, potrafią różnić się w detalach, które decydują o czasie i wygodzie odzyskiwania pieniędzy.

Paweł Andrzejewski, Head of Sales Poland w Edenred Finance, wyjaśnia: „Wszystkie firmy transportowe mogą ubiegać się o zwrot VAT w innych krajach UE, w których nie są zarejestrowane. Procedura zwrotu VAT podlega ramom unijnym, ale szczegóły różnią się w zależności od państwa. Z kolei zwroty akcyzy nie są ujednolicone i dostępne są tylko w siedmiu krajach UE, przy czym każdy z nich stosuje własne zasady. Różnice mogą dotyczyć wymaganej dokumentacji, języka, w jakim należy ją złożyć, używanych portali cyfrowych czy praktyk administracyjnych. Zarówno polskie, jak i niemieckie firmy mają jednak równe prawa do składania wniosków do właściwych organów i odzyskiwania należnych kwot. Kryteria kwalifikacji są identyczne, niezależnie od kraju rejestracji przedsiębiorstwa.”

Na papierze przepisy gwarantują równość, jednak rzeczywistość administracyjna bywa bardziej skomplikowana. Dodatkowe wymagania dokumentacyjne lub różnice w częstotliwości składania wniosków mogą powodować, że firma z Polski doświadcza innej ścieżki niż ta z Niemiec.

Jak zauważa Dorota Nowak, Sales Director w OnTurtle: „Tak, istnieją różnice. Chociaż europejskie ramy prawne dążą do harmonizacji procedur, każdy kraj zachowuje swoje specyficzne wymagania. Przykładowo, polscy przewoźnicy, starający się o zwrot w Niemczech, muszą przedłożyć odpis z KRS (Krajowego Rejestru Sądowego) oraz dodatkową dokumentację, której nie wymaga się od firm niemieckich. Ponadto niektóre kraje pozwalają na składanie wniosków półrocznych (np. Austria, Belgia, Francja, Niemcy, Słowenia i Luksemburg), podczas gdy inne akceptują tylko kwartalne lub roczne. Może to wpływać na częstotliwość i szybkość zwrotów.”

To oznacza, że polski przewoźnik nie jest w gorszej sytuacji prawnej, ale faktycznie musi przygotować się na bardziej wymagającą ścieżkę formalną.

Na długość całego procesu wpływa również to, jak wygląda sam obieg dokumentów. W praktyce przewoźnik z Polski, który chce odzyskać VAT np. z Niemiec, nie składa dokumentów bezpośrednio w tamtejszej administracji, lecz przez polski urząd skarbowy.

Justyna Krysiak z E100 tłumaczy: „Z punktu widzenia unijnego prawa podatkowego procedury zwrotu VAT powinny być ujednolicone. Różnice wynikają raczej z obiegu dokumentów. Np. przewoźnik z Polski składa wniosek o zwrot VAT z Niemiec przez polski urząd skarbowy (wniosek VAT-REF), a następnie dokumentacja trafia do niemieckiej administracji. To oznacza pośrednie przekazywanie dokumentów, co może wydłużać procedurę.”

W przypadku VAT-u można mówić o formalnej równości przewoźników, ale przy akcyzie sprawa jest bardziej skomplikowana. Każdy z siedmiu krajów oferujących częściowy zwrot paliwowej akcyzy, stosuje własne zasady, więc firma z Polski i firma z Francji mają tu identyczne prawa – ale niekoniecznie identyczne doświadczenia. Wymagana dokumentacja, sposób rozliczania czy nawet tempo odpowiedzi zależą wyłącznie od lokalnych organów celnych.

Przynależność do wspólnego rynku nie oznacza, że wszystkie procedury wyglądają identycznie. Polskie firmy mają takie same prawa, jak ich zachodnioeuropejscy konkurenci, ale muszą liczyć się z dodatkowymi formalnościami i – w niektórych przypadkach – dłuższym obiegiem dokumentów. W praktyce oznacza to jedno: przewoźnik, który dobrze zna specyfikę poszczególnych krajów i potrafi przygotować komplet dokumentów „pod lokalne wymagania”, odzyska swoje środki szybciej i bez zbędnych przestojów w płynności finansowej.

Od lat mówi się o cyfryzacji administracji podatkowej w Europie jako o przełomie, który ma przyspieszyć zwroty VAT i akcyzy. W teorii – elektroniczne faktury, e-deklaracje i zautomatyzowane portale mają ograniczyć biurokrację i skrócić czas weryfikacji wniosków. W praktyce jednak tempo zmian różni się w zależności od kraju, a przewoźnicy nadal odczuwają zarówno zalety, jak i niedoskonałości systemu.

Paweł Andrzejewski, Head of Sales Poland w Edenred Finance, podkreśla: „Innowacje i cyfryzacja to kluczowe czynniki zwiększające elastyczność i satysfakcję klienta w całej Europie. W krajach z rozwiniętą infrastrukturą cyfrową widać wyraźne korzyści – szybsze operacje, usprawnione procesy i lepszą obsługę klienta. Nie wszystkie państwa są jednak na tym samym poziomie. Niektóre dopiero zmierzają w kierunku europejskiego standardu, co rodzi problemy z jednolitością i tempem procedur. Aktywnie współpracujemy z tymi regionami oraz odpowiednimi organami podatkowymi, wsłuchujemy się w ich plany i wspieramy postęp. Choć w wielu miejscach ulepszenia są jeszcze w fazie koncepcyjnej, wierzymy, że dalsza współpraca szybko przełoży się na rzeczywiste rezultaty.”

Państwa, które postawiły na pełną automatyzację i jednolite systemy, faktycznie wyprzedzają resztę stawki. To tam zwroty VAT przychodzą szybciej, a przewoźnicy mają mniej problemów z dokumentacją.

Dorota Nowak, Sales Director w OnTurtle: „Cyfryzacja przynosi realne korzyści w wielu krajach, szczególnie w Niemczech, Francji i Belgii, gdzie systemy elektroniczne umożliwiają szybszą weryfikację i przetwarzanie wniosków. Jednak w innych krajach cyfryzacja jest nadal w fazie wdrażania lub nie przełożyła się jeszcze na znaczącą poprawę. W OnTurtle stawiamy na rozwiązania cyfrowe, które pozwalają naszym klientom centralizować dokumentację, automatyzować procesy i otrzymywać powiadomienia o terminach i wymaganiach. To nie tylko przyspiesza zwrot, ale także zmniejsza liczbę błędów i poprawia doświadczenie przewoźnika.”

Procedura zwrotu VAT i akcyzy w teorii jest prosta: zbierasz dokumenty, składasz wniosek, czekasz na pieniądze. W praktyce jednak wiele firm transportowych potyka się na drobnych błędach, które mogą kosztować je miesiące opóźnień albo nawet utratę prawa do zwrotu. Eksperci są zgodni – większości problemów można uniknąć, jeśli zna się specyfikę krajowych przepisów i skrupulatnie pilnuje formalności.

Paweł Andrzejewski, dyrektor sprzedaży Polska w Edenred Finance, zwraca uwagę na znaczenie dokładności: „Wymogi księgowe są również bardzo restrykcyjne, więc mniej doświadczone przedsiębiorstwa narażone są na pomyłki Współpraca z nami pozwala ich uniknąć, zaoszczędzić czas potrzebny na analizę informacji, przyspieszyć proces zwrotu i zmaksymalizować odzyskane kwoty.”

Najczęstsze potknięcia wynikają z nieprawidłowej dokumentacji. Problemem bywa zarówno forma, jak i rodzaj przesyłanych dowodów zakupu.

Dorota Nowak z OnTurtle, wymienia konkretne przykłady: „Do najczęstszych błędów należą m.in. składanie duplikatów faktur lub kopii zamiast oryginałów, przesyłanie nieakceptowanych paragonów (np. w krajach takich jak Hiszpania, Włochy, Portugalia, Belgia, Słowenia i Węgry). Często występuje również niedotrzymywanie terminów składania wniosków oraz niekompletna lub źle przetłumaczona dokumentacja, szczególnie w przypadku leasingu lub zagranicznych flot.”

To, co w jednym kraju jest oczywistością, w innym może zakończyć się odmową zwrotu. Brak świadomości lokalnych wymogów – np. różnic w akceptacji faktur, konieczności tłumaczeń czy rodzaju wymaganych załączników – jest jednym z głównych źródeł problemów. Tu właśnie przewagę zyskują firmy, które mają wsparcie partnerów obsługujących wnioski w wielu jurysdykcjach.

Jak dodaje Justyna Krysiak (E100): „Dzięki współpracy z E100 przewoźnik unika tych pułapek. Poprowadzimy komunikację z urzędami w lokalnych językach, pilnujemy formalności i terminów.”

Niedotrzymanie terminów lub brak kontroli nad statusem wniosku to kolejne elementy, które mogą wydłużyć proces. Firmy, które traktują procedurę zwrotu jako „jednorazowe wysłanie dokumentów i czekanie”, często tracą tygodnie na formalne wyjaśnienia albo – w najgorszym przypadku – muszą składać wniosek od nowa.

Wielu przewoźników zastanawia się, czy outsourcing procesu odzyskiwania VAT i akcyzy do wyspecjalizowanej agencji naprawdę przyspiesza procedury. Odpowiedź nie jest zero-jedynkowa:

Paweł Andrzejewski z Edenred Finance, wyjaśnia: „Samo skorzystanie z usług agencji nie zmienia oficjalnych terminów ustalonych przez organy podatkowe. Odpowiedni partner może jednak sprawić, że proces będzie znacznie sprawniejszy. Doświadczenie, znajomość regulacji w wielu krajach i szeroka baza klientów to czynniki, które gwarantują skuteczność i ograniczają ryzyko opóźnień czy odrzuceń”.

Doświadczeni partnerzy nie tylko pomagają w kompletowaniu dokumentacji, ale także monitorują status wniosków, prowadzą komunikację z urzędami w lokalnych językach i zapobiegają typowym błędom przewoźników, które mogłyby opóźnić lub unieważnić wniosek.

Dorota Nowak, Sales Director w OnTurtle, podkreśla: „Najlepsze praktyki przy wyborze partnera obejmują:

• sprawdzenie, czy ma udokumentowane doświadczenie w międzynarodowym odzyskiwaniu podatków,
• potwierdzenie, że oferuje spersonalizowane i cyfrowe wsparcie,
• upewnienie się, że jest na bieżąco ze zmianami przepisów w każdym kraju,
• ocenę zdolności do reprezentowania klienta przed organami podatkowymi”.

Korzystanie z wyspecjalizowanej agencji nie skróci ustawowych terminów zwrotów, ale profesjonalny partner sprawia, że cały proces staje się bardziej przejrzysty, mniej podatny na błędy i bardziej przewidywalny. Dobrze wybrany dostawca to nie tylko wsparcie w formalnościach, ale realna oszczędność czasu i pewność, że firma odzyska należne środki w optymalnym czasie.

Najlepszy partner

– Aby uniknąć błędów przy składaniu wniosków o zwrot VAT lub akcyzy, zalecamy współpracę z firmami z wieloletnim doświadczeniem w tej dziedzinie, którzy dokładnie sprawdzają każdy wniosek, rygorystycznie kontrolują dokumenty i korzystają z platform cyfrowych, ułatwiających śledzenie i weryfikację dokumentacji.

Dorota Nowak, Sales Director w OnTurtle

Pokonać bariery

– Jeśli chodzi o akcyzę, niektóre kraje (np. Hiszpania) wymagają dodatkowych certyfikatów przewoźnika lub lokalnych pełnomocników, co może być barierą dla małych firm np. z Polski. Dlatego wybór odpowiedniego pośrednika w zwrocie VAT i akcyzy, który zna realia lokalnych procedur, jest kluczowy dla firm spoza „starej” UE.

Justyna Krysiak, kierownik operacyjny Działu VAT w E100

Wiedza to skarb

– Proces odzyskiwania VAT i akcyzy jest czasochłonny i skomplikowany. Różnice w wymaganiach dokumentacyjnych, procedurach oraz terminach pomiędzy krajami sprawiają, że przewoźnicy często popełniają błędy. Brak wiedzy w tym zakresie prowadzi do odrzucenia wniosku, a tym samym – utraty należnych środków i pogorszenia sytuacji finansowej firmy.

Paweł Andrzejewski, Head of Sales Poland w Edenred Finance