Bus na potrzeby własne a tachograf

W obiegu funkcjonują na ten temat różne opinie, a część z nich – choć prowadzi pozornie do korzystnego wniosku – to opiera się na interpretacji rozporządzenia w polskiej wersji językowej, która może być podważona przez zagraniczne organy kontrolne. Dlatego temat ten wymaga wyjaśnienia.

Jedna z tez zakłada, że busy (dostawczaki) wykorzystywane do przewozów na potrzeby własne w ogóle nie mieszczą się w zakresie rozporządzenia (WE) nr 561/2006, a więc temat tachografu ich nie dotyczy. Praktyczny rezultat tej tezy jest w typowej sytuacji taki sam, jak naszej interpretacji – w wielu przypadkach firm wykonujących przewozy na potrzeby własne urządzenia montować nie trzeba. Problem w tym, że uzasadnienie tej tezy jest nie do końca trafne, a różnica nie jest czysto teoretyczna.

Jeżeli przedsiębiorca wyjdzie z założenia, że tachografy w ogóle go nie dotyczą, to przy kontroli – zwłaszcza za granicą – nie będzie miał czym odeprzeć ewentualnego zarzutu inspektora, który powoła się wprost na warunki zwolnienia. Prawidłowa droga jest odwrotna: trzeba przyjąć, że przewóz jest objęty rozporządzeniem, lecz został z niego wyłączony pod warunkiem spełnienia określonych kryteriów – i właśnie spełnienie przesłanek tego wyłączenia stanowi realną linię obrony.

Źródłem nowego obowiązku jest Pakiet Mobilności, a konkretnie rozporządzenie (UE) 2020/1054, które dopisało do art. 2 ust. 1 rozporządzenia 561/2006 nową literę „aa)”. Od 1 lipca 2026 r. pojazdy o DMC przekraczającej 2,5 tony, ale nieprzekraczającej 3,5 tony, używane w międzynarodowym transporcie rzeczy lub w kabotażu, muszą być wyposażone w inteligentne tachografy drugiej generacji.

Dotychczasowa litera „a)” tego przepisu obejmowała przewóz rzeczy, gdy masa zespołu pojazdów przekraczała 3,5 tony. Nowa litera „aa)” różni się od niej tylko dwoma elementami: obniża próg do 2,5 tony i zawęża obowiązek do operacji międzynarodowych oraz kabotażowych. To spostrzeżenie okaże się kluczowe przy ocenie, czy regulacja sięga przewozów na potrzeby własne.

Argument z literalnego brzmienia. Litera „aa)” mówi po prostu o przewozie rzeczy w transporcie międzynarodowym lub kabotażowym powyżej 2,5 tony i w żadnym miejscu nie odwołuje się do tego, czy przewóz jest zarobkowy, czy nie. To ta sama technika legislacyjna, którą posłużono się w literze „a)” – i z której od lat wyprowadza się wniosek, że pojazdy ciężkie podlegają rozporządzeniu bez względu na to, czy jeżdżą zarobkowo, czy na własny rachunek. Skoro prawodawca nie wprowadził rozróżnienia, nie nam je wprowadzać (lege non distinguente, nec nostrum est distinguere).

Argument z porównania liter a) i aa). Wnioskując a contrario: skoro w literze „aa)” ustawodawca zdecydował się na jedno tylko zawężenie – do przewozów międzynarodowych i kabotażu – i świadomie nie dodał drugiego, dotyczącego charakteru zarobkowego, to drugiego zawężenia tam zwyczajnie nie ma. Z porównania obu jednostek wynika wyłącznie tyle, że poza zakresem rozporządzenia pozostają przewozy krajowe busami 2,5–3,5 t. Doczytywanie w literze „aa)” ograniczenia do działalności zarobkowej jest dopisywaniem treści, której przepis nie zawiera.

Argument systemowy. Rozporządzenie nie definiuje samego „transportu”, odsyła natomiast w art. 4 lit. p) do pojęcia przedsiębiorstwa transportowego, które „oznacza osobę fizyczną, osobę prawną lub związek lub grupę osób nieposiadającą osobowości prawnej, niezależnie od tego, czy działa zarobkowo, lub jednostkę państwową, niezależnie od tego, czy posiada ona osobowość prawną, czy też podlega organowi posiadającemu osobowość prawną, która zarobkowo lub na potrzeby własne wykonuje przewozy drogowe”. Adresat norm został więc wprost opisany tak, by objąć również przewozy własne. Gdyby te ostatnie miały leżeć poza zakresem regulacji, definicja byłaby w części pusta. Potwierdza to także wprowadzony przez rozporządzenie 2020/1054 trójpodział (wynikający z zestawienia definicji w art. 4 – w szczególności lit. p) i r)) – zarobkowy, na potrzeby własne, niehandlowy – w którym każda kategoria ma swoje miejsce. Zobacz także rozważania na stronie PrawnicyTransportu.pl

Argumenty dotyczące wykładni językowej. Należy również zwrócić uwagę, że mamy do czynienia z rozporządzeniem unijnym, które posiada oficjalne wersje we wszystkich językach urzędowych Unii Europejskiej, a wszystkie te wersje są równorzędne. Oznacza to konieczność uwzględniania niuansów językowych – w szczególności tego, że pojęcie oznaczone w języku polskim jako „transport” nie musi mieć tego samego znaczenia w innych wersjach, na przykład angielskiej, francuskiej lub włoskiej. Wyraźnie widać to w wersji francuskiej, która w ogóle nie odróżnia pojęć „przewóz” i „transport” – posługuje się jednym terminem transport routier na określenie przewozu drogowego. Z kolei polskiemu „przewozowi na potrzeby własne” odpowiada w niej zwrot transports pour compte propre. Podobnie rzecz przedstawia się w wersji włoskiej, w której funkcjonuje pojęcie trasporto su strada. Wynika z tego praktyczny wniosek: rekonstruowanie zakresu obowiązku tachografu wyłącznie przez pryzmat polskiej siatki pojęciowej – w której „transport drogowy”  zarezerwowany jest dla działalności zarobkowej – może prowadzić do błędnych ustaleń. Pojęcia rozporządzenia mają charakter autonomiczny i należy je odczytywać w świetle wszystkich równorzędnych wersji językowych. Argument językowy ma charakter pomocniczy – sam w sobie nie przesądza objęcia, lecz wspiera wykładnię systemową i celowościową.

Argument rozstrzygający – istnienie wyłączenia. Najmocniejszy dowód kryje się w samym akcie. Tym samym rozporządzeniem 2020/1054 dodano art. 3 lit. ha), który wyłącza ze stosowania rozporządzenia przewozy busami 2,5–3,5 t wykonywane niezarobkowo i na potrzeby własne. Gdyby takie przewozy z definicji nigdy nie były objęte, wyłączenie nie miałoby żadnej treści normatywnej – nie można przecież wyłączać czegoś, co nie zostało wcześniej włączone. Zakaz wykładni czyniącej przepis zbędnym (per non est) każe więc przyjąć mechanizm dwuetapowy: najpierw szerokie objęcie rozporządzeniem, a następnie precyzyjne wyłączenie pod warunkami.

 

Wyłączenie z art. 3 lit. ha) – trzy warunki, które muszą wystąpić razem

Skoro przewóz własny jest objęty rozporządzeniem, o braku tachografu przesądza dopiero spełnienie wszystkich przesłanek wyłączenia:

1. Brak charakteru zarobkowego. Za przewóz nie może przysługiwać wynagrodzenie – ani bezpośrednie, ani pośrednie. Nawet nieodpłatna usługa na rzecz osoby trzeciej, wykonana w zamian za inne świadczenie, może zostać zakwestionowana.
2. Wykonywanie na potrzeby własne przedsiębiorstwa lub kierowcy. W warunkach krajowych odsyła to do kryteriów z art. 4 pkt 4 ustawy o transporcie drogowym – i należy stosować się do tych kryteriów.
3. Prowadzenie pojazdu nie jest głównym zajęciem kierowcy. Jeżeli kierowanie stanowi dominującą część obowiązków danej osoby, wyłączenie nie działa. To przesłanka najmniej ostra – w prawie unijnym nie została zdefiniowana. Sama przesłanka „głównego zajęcia” nie jest jednak nowa (w niemal identycznym brzmieniu występuje w art. 3 lit. aa) oraz art. 13 ust. 1 lit. d) i q) rozporządzenia); nowe jest natomiast jej zastosowanie do busów na potrzeby własne i w praktyce może być osią ewentualnych sporów pomiędzy firmami a zagranicznymi organami kontrolnymi. W tym zakresie będzie należało poczekać na praktykę organów.

Brak choćby jednego z tych elementów sprawia, że przewóz wraca pod pełny reżim rozporządzenia, łącznie z obowiązkiem tachografu. Oznacza to, że nawet przy spełnieniu wszystkich przesłanek przewozu na potrzeby własne, konieczne może okazać się korzystanie z tachografu, a jego brak może skutkować wysokimi karami – jeśli tylko organy kontroli uznają, że prowadzenie pojazdu jest głównym zajęciem kierowcy.

Warto to wyraźnie podkreślić: jeśli prowadzenie pojazdu jest głównym zajęciem kierowcy, wówczas konieczne będzie zamontowanie i korzystanie z tachografu – i to nawet jeśli spełnione są warunki przewozu na potrzeby własne.

Na ten temat również w artykule na stronie PrawnicyTransportu.pl

---

Jak rozumieć pojęcie „prowadzenie pojazdu nie stanowi głównego zajęcia osoby prowadzącej pojazd”

W obiegu branżowym powtarza się teza, że prowadzenie pojazdu nie stanowi  „głównego zajęcia pracownika”, jeżeli zajmuje mniej niż 30 proc. jego czasu pracy. Teza ta jednak nie ma oparcia bezpośrednio w przepisach rozporządzenia.

Po pierwsze – w rozporządzeniu 561/2006 żadnego progu nie ma. Przesłanka, że „prowadzenie pojazdu nie stanowi głównego zajęcia osoby prowadzącej pojazd”, występuje w art. 3 lit. ha), a w niemal identycznym brzmieniu także w art. 3 lit. aa) oraz w art. 13 ust. 1 lit. d) i lit. q) rozporządzenia (WE) nr 561/2006. W żadnym z tych przepisów – ani w definicjach z art. 4 – prawodawca unijny nie zdefiniował tego pojęcia i nie powiązał go z jakimkolwiek udziałem procentowym. Brak definicji jest celowy: ocena ma charakter jakościowy (funkcjonalny), a nie ilościowy.

Po drugie – próg 30 proc. pochodzi z dyrektywy o kwalifikacji kierowców, a nie z przepisów o tachografach. Wskazówkę tę zawiera motyw 6 dyrektywy (UE) 2018/645 (powtórzony następnie w motywie 10 dyrektywy (UE) 2022/2561), zgodnie z którym co do zasady prowadzenie pojazdu nie jest uznawane za główne zajęcie kierowcy, jeżeli zajmuje mniej niż 30 proc. miesięcznego czasu pracy liczonego narastająco. Trzeba jednak pamiętać, że: (a) jest to fragment preambuły, a nie przepis operacyjny; (b) dotyczy zwolnień ze świadectwa kwalifikacji zawodowej kierowcy, a nie wyłączeń z rozporządzenia 561/2006; (c) zwrot „co do zasady” czyni z niego wskazówkę interpretacyjną, a nie sztywną regułę.

Wniosek. Posłużenie się progiem 30 proc. przy ocenie obowiązku instalacji tachografu z art. 3 lit. ha) jest co najwyżej analogią pomocniczą o walorze argumentacyjnym – a nie kryterium wynikającym wprost z przepisu. Również orzecznictwo TSUE dotyczące wyłączeń nie wprowadza progu liczbowego, lecz nakazuje oceniać, czy prowadzenie pojazdu jest jedynie czynnością pomocniczą wobec rzeczywistego, zasadniczego zajęcia danej osoby. W praktyce o wyniku kontroli – także zagranicznej – przesądzi więc nie arytmetyka godzin, lecz wykazany dowodowo charakter pracy kierowcy.

Podstawa prawna: art. 3 lit. ha), art. 3 lit. aa), art. 4 oraz art. 13 ust. 1 lit. d) i q) rozporządzenia (WE) nr 561/2006; motyw 6 dyrektywy (UE) 2018/645; motyw 10 dyrektywy (UE) 2022/2561.

---

 

Aby w ogóle zakwalifikować przejazd jako „na potrzeby własne”, muszą być łącznie spełnione warunki z art. 4 pkt 4 u.t.d.: pojazd prowadzi przedsiębiorca lub jego pracownik; przedsiębiorca dysponuje pojazdem na podstawie tytułu prawnego (własność, leasing, najem); przewożone rzeczy są związane z działalnością firmy lub przejazd służy jej potrzebom; a sam przewóz nie jest świadczony w ramach usług turystycznych.

W praktyce kontrole najczęściej rozbijają się o status kierowcy. Przewóz na potrzeby własne może realizować wyłącznie sam przedsiębiorca albo jego pracownik zatrudniony na umowę o pracę. Gdy za kierownicą siada osoba na umowie zleceniu, na innej umowie cywilnoprawnej, w modelu B2B albo bez żadnej umowy – przesłanka przewozu na potrzeby własne nie jest spełniona, a organ traktuje przejazd jako transport drogowy bez wymaganej licencji, a dodatkowo – od 1 lipca 2026 r. – jako wykonywanie przewozu międzynarodowego bez wymaganego tachografu. Skutkiem jest w Polsce kara 12 tys. zł, a w innych państwach Unii sankcje rzędu kilku tysięcy euro.

Dla busów do 3,5 tony wykonujących międzynarodowe przewozy na potrzeby własne nie przewidziano możliwości uzyskania zaświadczenia znanego z pojazdów cięższych. Druki PWR1 oraz PWPC (składane do GITD o wydanie takiego zaświadczenia) wyraźnie odnoszą się do pojazdów lub zespołów pojazdów o DMC pow. 3,5 t. W tej sytuacji w trakcie ewentualnej kontroli kierowca nie będzie dysponował jednym dokumentem, który zamykałby sprawę. Trzeba to nadrobić zawczasu i wozić ze sobą zestaw dowodów potwierdzających łącznie, że: przewóz nie ma charakteru zarobkowego (np. dokument WZ, faktura zakupu lub sprzedaży), kierujący pojazdem jest pracownikiem przedsiębiorcy, co potwierdza umowa o pracę, a pomocniczo również dodatkowe zaświadczenie pracodawcy. Warto rozważyć przetłumaczenie tych dokumentów na języki państw, przez które przebiega trasa – choć obecnie nie jest to wymóg, może ułatwić kontrolę za granicą. Szczególną uwagę należy zwrócić na nazwę stanowiska pracownika prowadzącego pojazd. Jeżeli zostanie ono określone jako „kierowca”, prowadzenie pojazdu może zostać uznane za jego główne zajęcie – a to wyklucza możliwość skorzystania z wyłączenia z obowiązku posiadania tachografu. Dlatego gdy pracownik faktycznie wykonuje zróżnicowane zadania – jest na przykład specjalistą do spraw zakupów lub sprzedaży, a kierowanie pojazdem stanowi tylko jeden z elementów jego obowiązków – należy zadbać o to, by stanowisko zostało nazwane adekwatnie do rzeczywistego zakresu pracy (np. „specjalista ds. zakupów”, „specjalista ds. sprzedaży” lub inne odpowiadające charakterowi jego czynności).

Należy jednak zaznaczyć, że ryzyko będzie się wiązało przede wszystkim z kontrolami zagranicznymi. Pojęcie „głównego zajęcia kierowcy” pozostawia organom spory margines oceny, a w praktyce może oznaczać trudne i niestety kosztowne postępowania prowadzone w zagranicznej jurysdykcji.

Pogląd, że busy 2,5–3,5 t w międzynarodowych przewozach na potrzeby własne pozostają całkowicie poza rozporządzeniem 561/2006, jest moim zdaniem nie do obrony. Przeczy mu brzmienie art. 2 ust. 1 lit. aa), definicja przedsiębiorstwa transportowego z art. 4 lit. p), a przede wszystkim sam fakt istnienia art. 3 lit. ha), który byłby przepisem pustym, gdyby tego rodzaju przewozy nie były co do zasady objęte regulacją.

Konstrukcja prawidłowa jest dwustopniowa: przewóz na potrzeby własne jest objęty rozporządzeniem na podstawie art. 2 ust. 1 lit. aa), ale podlega wyłączeniu z art. 3 lit. ha) – pod warunkiem łącznego spełnienia określonych przesłanek. W typowej sytuacji oznacza to brak obowiązku montażu tachografu po 1 lipca 2026 r. przez firmy wykonujące przewozy na potrzeby własne, jednak przedsiębiorca powinien upewnić się, że spełnia zarówno warunki unijne, jak i kryteria z art. 4 pkt 4 u.t.d. (szczególnie co do statusu kierowcy), oraz przygotować pakiet dokumentów na wypadek kontroli. Z dużym prawdopodobieństwem problemem może okazać się interpretacja pojęcia „prowadzenie pojazdu nie stanowi głównego zajęcia osoby prowadzącej pojazd”. Otwarte pozostaje, czy w praktyce organy sięgną pomocniczo po kryterium 30 proc. czasu pracy (zaczerpnięte z dyrektywy o kwalifikacji kierowców), czy też oprą się wyłącznie na ocenie funkcjonalnej, a także jak ukształtuje się kwestia dowodowa. Do tego należy przygotować się na to, że to podmiot, który powołuje się na wyłączenie, jest zobowiązany wykazać jego przesłanki – bowiem wyłączenie stanowi wyjątek od ogólnej zasady objęcia i zasadą jest, że wyjątek taki nie jest interpretowany rozszerzająco. Oparcie się na wygodnej, lecz, moim zdaniem, błędnej tezie o „nieobjęciu” pozostawia firmę bez linii obrony tam, gdzie najbardziej będzie ona potrzebna – w trakcie kontroli za granicą, gdy kontrolujący inspektor powoła się wprost na art. 3 lit. ha).

 

Powyższe uwagi nie są zachętą do rezygnacji z tachografu, a w szczególności zbyt pochopnego i nieprzeanalizowanego. Wyłączenie z art. 3 lit. ha) to wyjątek, a ciężar wykazania jego przesłanek spoczywa na przedsiębiorcy. Co istotne, część elementów pozostaje sporna lub niepewna do czasu ukształtowania się praktyki i orzecznictwa – w szczególności rozumienie przesłanki „głównego zajęcia osoby prowadzącej pojazd”, dopuszczalne formy zatrudnienia pracownika oraz sposób udokumentowania niezarobkowego charakteru przewozu. Dlatego decyzję o niemontowaniu tachografu każdy podmiot powinien podjąć po indywidualnej ocenie swojego stanu faktycznego.

---

Opracowanie ma charakter wyłącznie informacyjny i edukacyjny. Nie stanowi porady prawnej ani wykładni prawa i nie tworzy relacji klient–prawnik. Należy liczyć się z możliwością odmiennej interpretacji przepisów przez organy lub sądy oraz ze zmianą stanu prawnego.

---