Dziewięć kroków przygotowania e-commerce i logistyki do Nowego Unijnego Kodeksu Celnego

Opublikowany 24 czerwca 2025 r. projekt nowego UKC, jeśli zostanie przyjęty w obecnym kształcie, wprowadzi pełną cyfryzację, automatyzację i centralizację procedur celnych. Nowe przepisy mają zacząć wchodzić w życie od 1 stycznia 2028 r., kiedy rozpocznie działalność Urząd UE ds. Celnych i ruszy ograniczona faza operacyjna Unijnego Centrum Danych Celnych (EU Customs Data Hub). Pełne korzystanie z centrum danych stanie się możliwe od 2032 r., a jego stosowanie będzie obligatoryjne od 2038 r.

Kluczowym elementem ma być Unijne Centrum Danych Celnych (EU Customs Data Hub), wspólny system zastępujący 27 odrębnych platform krajowych, umożliwiający zgłaszanie towarów w jednym portalu, co skróci czas odpraw i ujednolici procedury w całej UE.

Reforma zakłada m.in. wprowadzenie:

• instytucji uznanego importera (deemed importer), dostawcy lub pośrednika (np. platformy) uczestniczącego w sprzedaży na odległość, którzy będą traktowani jako importerzy i zobowiązani do przestrzegania pełnego zakresu unijnych przepisów dotyczących produktów, a także poboru cła i VAT;
• zniesienie zwolnienia z cła dla przesyłek do 150 euro;
• jednolitą opłatę manipulacyjną (szczegóły określą akty wykonawcze);
• dobrowolne koszyki taryfowe oraz ograniczenie korzystania ze składów celnych wyłącznie do firm posiadających status Trust & Check. Status ten będzie odrębny od AEO-C i będzie wymagał wysokiej transparentności oraz przekazywania danych w czasie rzeczywistym.

Choć szczegóły mogą się jeszcze zmienić w toku prac legislacyjnych, kierunek reformy jest już przesądzony. Zmiany zwiększą efektywność i bezpieczeństwo, ale też nałożą nowe obowiązki na e-commerce i logistykę. Firmy będą musiały przyspieszyć procesy, dostosować infrastrukturę magazynową i procedury operacyjne do krótszych terminów i nowych standardów kontroli.

Przedsiębiorstwa, które rozpoczną przygotowania już teraz, zyskają przewagę konkurencyjną unikając opóźnień, dodatkowych kosztów i utraty klientów po wejściu w życie nowych przepisów. Jak się przygotować?

Pierwszym krokiem w przygotowaniu do reformy UKC powinien być kompleksowy audyt procesów celnych. Należy przeanalizować, jak obecnie realizowane są odprawy importowe i eksportowe, czy procedury są zgodne z obowiązującymi przepisami oraz czy można je dostosować do planowanych wymogów nowego kodeksu.

Warto sprawdzić gotowość systemów IT do integracji z EU Customs Data Hub – centralną platformą, która według projektu zastąpi krajowe systemy celne. Audyt powinien obejmować także weryfikację umów z agencjami celnymi i operatorami logistycznymi, aby upewnić się, że określają one procedury przekazywania danych, odpowiedzialność stron i sposoby postępowania w przypadku zmian przepisów.

Taki przegląd pozwoli zidentyfikować luki i wprowadzić zmiany z wyprzedzeniem, zanim nowe regulacje staną się obowiązkowe.

Według projektu nowego UKC, EU Customs Data Hub będzie fundamentem nowego unijnego systemu celnego, centralną platformą wymiany informacji pomiędzy przedsiębiorcami a administracją celną wszystkich państw członkowskich. Jego wprowadzenie oznacza koniec rozproszenia krajowych systemów i zastąpienie ich jednym, zintegrowanym narzędziem, które będzie obsługiwało pełen cykl zgłoszeń celnych, w tym przekazywanie danych produktowych, dokumentacji towarzyszącej oraz informacji o pochodzeniu i statusie towarów.

Firmy, które odpowiednio wcześnie dostosują swoje systemy IT do bezpośredniej integracji z EU Customs Data Hub w wymaganym formacie i trybie pracy w czasie rzeczywistym, zyskają istotną przewagę konkurencyjną – od szybszych i bardziej przewidywalnych odpraw po lepszą kontrolę nad procesami logistycznymi. Integracja wymaga jednak przygotowania zarówno po stronie technologii, jak i procedur operacyjnych.

 

Projekt reformy UKC zakłada zniesienie zwolnienia z cła dla przesyłek o wartości do 150 euro. Oznacza to, że każda przesyłka spoza UE będzie objęta obowiązkiem celnym i podatkiem VAT. Celem tej zmiany jest wyrównanie warunków konkurencji i ograniczenie nadużyć, takich jak zaniżanie wartości towarów w deklaracjach czy sztuczne dzielenie zamówień w celu uniknięcia opłat.

Firmy e-commerce powinny już teraz przeanalizować, jaki odsetek zamówień dotyczy wartości poniżej 150 EUR oraz oszacować wpływ nowych opłat na koszty, politykę cenową i czas dostaw. Możliwe działania obejmują wprowadzenie minimalnej wartości zamówień, zmianę strategii magazynowania, w tym rozważenie przesunięcia zapasów do magazynów w UE w celu redukcji opóźnień związanych z odprawą celną zamówień.

Ułatwieniem, jeśli przepisy zostaną przyjęte w obecnym kształcie, będzie natomiast możliwość stosowania uproszczonej klasyfikacji taryfowej w postaci tzw. koszyków towarowych, co może przyspieszyć proces odpraw dla niskocennych przesyłek.

Reforma UKC przewiduje wprowadzenie nowego statusu Trust & Check, alternatywnego wobec AEO-C, z którym nie będzie można go łączyć. Status ten ma zapewniać maksymalne ułatwienia w obsłudze celnej, w tym możliwość samoobsługowej odprawy w miejscu prowadzenia działalności, rozliczeń okresowych oraz minimalnej liczby kontroli granicznych.

Warunkiem będzie wysoki poziom zgodności z przepisami i pełna transparentność operacyjna, w tym przekazywanie organom celnym danych w czasie rzeczywistym poprzez EU Customs Data Hub. W zamian przedsiębiorcy zyskają szybsze dostawy, niższe koszty logistyki i większą przewidywalność procesów.

Nowy UKC, jeśli zostanie przyjęty w proponowanym kształcie, będzie wymagał, aby każdy zgłaszany produkt posiadał kompletny zestaw informacji: kod taryfowy, kraj pochodzenia, dane producenta oraz dokumenty potwierdzające zgodność z normami UE. W e-commerce, gdzie rotacja produktów jest wysoka, kluczowe będzie zatem stworzenie aktualnej i spójnej bazy danych produktowych, dostępnej dla wszystkich działów, od sprzedaży po logistykę i compliance. Dane muszą być wprowadzone w formie cyfrowej, w ujednoliconym formacie, kompatybilnym z EU Customs Data Hub i dostępne dla organów celnych w czasie rzeczywistym.

Aby uniknąć opóźnień i sankcji, warto już teraz przeprowadzić audyt danych produktowych w systemach firmy i u dostawców oraz wdrożyć procedury ich aktualizacji, zwłaszcza przy zmianie dostawcy, kodu taryfowego czy parametrów technicznych. Informacje te będą wykorzystywane nie tylko w odprawie, ale także w analizie ryzyka i monitorowaniu zgodności z regulacjami UE.

Reforma UKC, jeśli wejdzie w życie w obecnym kształcie, nałoży nowe obowiązki na wszystkie podmioty uczestniczące w obrocie towarowym: platformy e-commerce, operatorów logistycznych, agencje celne i spedytorów. Współpraca z nimi będzie wymagała precyzyjnych ustaleń dotyczących zakresu odpowiedzialności, procedur przekazywania danych oraz konsekwencji braku zgodności z przepisami.

Warto przeanalizować obecne kontrakty, aby upewnić się, że uwzględniają one:

• jasne określenie ról i obowiązków stron w procesie celnym;
• standardy jakości i terminowości przekazywania danych;
• procedury reagowania w przypadku błędów lub naruszeń;
• postanowienia zabezpieczające w razie opóźnień lub kar administracyjnych;
• mechanizmy aktualizacji umowy w przypadku zmian przepisów lub wymagań technicznych systemów celnych.

Dobrze skonstruowana umowa będzie kluczowym narzędziem w zarządzaniu ryzykiem operacyjnym i finansowym w warunkach reformy UKC.

Projekt nowego UKC przewiduje skrócenie maksymalnego okresu przechowywania towarów w magazynie czasowego składowania z obecnych 90 dni do 10, poza wyjątkowymi przypadkami. Jeśli importer musi składować towary przez dłuższy czas, powinny one zostać umieszczone w składzie celnym, gdzie można je składować bez ograniczeń czasowych. Obecne pozwolenia na prowadzenie miejsc czasowego składowania należy zatem przekształcić w pozwolenia na prowadzenie składu celnego, jeżeli będą spełnione odpowiednie wymogi.

Choć szczegóły mogą jeszcze ulec zmianie w procesie legislacyjnym, kierunek reformy jasno wskazuje na potrzebę przyspieszenia rotacji towarów i usprawnienia harmonogramów logistycznych. Dla operatorów portowych, centrów logistycznych i magazynów oznacza to konieczność lepszej synchronizacji z transportem, zwiększenia przepustowości i efektywności obsługi oraz skrócenia czasu kompletacji i odpraw.

Organizacje powinny przeanalizować swoje procedury magazynowe i zaplanować inwestycje w technologie oraz systemy zarządzania, które pozwolą działać w krótszych ramach czasowych, minimalizując ryzyko dodatkowych kosztów lub opóźnień.

Reforma Unijnego Kodeksu Celnego wprowadza zmiany, które wykraczają daleko poza tradycyjny obszar funkcjonowania działu celnego. Nowe obowiązki, procedury i narzędzia, w tym obsługa EU Customs Data Hub, jeśli zostaną przyjęte, wpłyną nie tylko na działy celne, ale także na sprzedaż, obsługę klienta, logistykę, IT i compliance. Wszystkie te obszary muszą rozumieć nowe procedury, obowiązki i ryzyka.

Aby uniknąć błędów, opóźnień w odprawach i ryzyka sankcji, przedsiębiorcy powinni przygotować spójny plan szkoleń, obejmujący zarówno kadrę zarządzającą, jak i pracowników operacyjnych. Szkolenia powinny obejmować zarówno aspekty prawne, jak i praktyczne korzystanie z EU Customs Data Hub. W szczególności dział compliance powinien być przygotowany do monitorowania zgodności operacji z nowymi regulacjami, a działy operacyjne do pracy w środowisku, gdzie dane o towarach muszą być dostępne w czasie rzeczywistym.

Firmy, które postawią na edukację i aktualizację kompetencji zespołu, zminimalizują ryzyko błędów i opóźnień oraz szybciej dostosują się do nowych wymogów.

Reforma UKC będzie wdrażana etapami, a szczegóły mogą jeszcze ulec zmianie w toku prac legislacyjnych. Zgodnie z obecnym projektem przyjęcie ostatecznego tekstu planowane jest na 2025 r. Od 1 marca 2028 r. nowe zasady mają objąć e-commerce i uznanych importerów, od 2032 r. EU Customs Data Hub ma być dostępny dla wszystkich importerów i eksporterów, a pełne, obowiązkowe wdrożenie przewidziano na 2038 r.

Tak długi okres przejściowy ma umożliwić dostosowanie systemów i procedur, jednak opóźnienia są w projektach unijnych częste. Dlatego stałe monitorowanie przebiegu prac, konsultacji branżowych i aktów wykonawczych pozwoli firmom na bieżąco aktualizować strategię i unikać kosztownych niespodzianek.

 

Reforma UKC nie jest jedynie techniczną aktualizacją przepisów, lecz fundamentalną zmianą filozofii funkcjonowania administracji celnej w UE. Centralizacja danych, automatyzacja procedur i większy nacisk na analizę ryzyka w czasie rzeczywistym oznaczają, że przygotowania trzeba zacząć już teraz.

Firmy, które podejdą do tego procesu strategicznie, inwestując w integrację systemów IT z EU Customs Data Hub, porządkując dane o produktach, weryfikując umowy z partnerami, skracając czas operacji magazynowych i szkoląc zespół, zyskają przewagę konkurencyjną w postaci szybszych dostaw, mniejszej liczby kontroli i niższych kosztów logistycznych.

Z kolei brak działań może skutkować opóźnieniami w odprawach, dodatkowymi kosztami i utratą klientów. Nawet jeśli harmonogram wdrożenia będzie rozłożony na lata, im wcześniej przedsiębiorstwo przygotuje się do nowych realiów, tym łatwiej będzie mu w pełni wykorzystać nadchodzące zmiany na swoją korzyść.

Autorka

Żaneta Ścigała

Partnerka w Legal Hub Wojnarowska Ścigała Irlik, radczyni prawna, ekspertka w obszarze nieruchomości i logistyki, co-founderka e-LEA, autorka projektu WLS | Warehouse of Legal Solutions.