Jak outsourcing przyspiesza odzyskanie środków

Powierzenie tego procesu doświadczonym specjalistom pozwala ograniczyć liczbę pomyłek, zmniejszyć obciążenia administracyjne i sprawniej odzyskiwać należne pieniądze. Edenred Finance wskazuje najczęstsze błędy, które mogą opóźniać zwroty i komplikować cały proces odzyskiwania należności:

Firmy transportowe czasami uwzględniają we wnioskach o zwrot VAT wydatki, które w kraju poniesienia kosztu nie podlegają odzyskaniu. Wydatki związane z działalnością gospodarczą, takie jak paliwo czy opłaty drogowe, często kwalifikują się do zwrotu. Przepisy różnią się jednak w zależności od kraju, a każde państwo europejskie odmiennie definiuje katalog kosztów uprawniających do refundacji.

Do najczęstszych przykładów wydatków niekwalifikowanych należą:

• wydatki o charakterze prywatnym, błędnie zakwalifikowane, jako koszty działalności gospodarczej;
• koszty związane z reprezentacją;
• wybrane usługi, które – zgodnie z krajowymi przepisami lub procedurami – nie podlegają zwrotowi.

Dokładna weryfikacja każdego rodzaju poniesionego kosztu przed złożeniem wniosku pozwala upewnić się, że obejmuje on wyłącznie wydatki rzeczywiście kwalifikujące się do zwrotu.

Niektóre firmy transportowe nie są świadome, że prowadzenie działalności gospodarczej w kraju zwrotu może wykluczyć możliwość odzyskania VAT. Dla przedsiębiorstw działających międzynarodowo ma to szczególne znaczenie, ponieważ każda forma aktywności może wpływać na prawo do zwrotu.

Każda firma prowadząca działalność w kraju zwrotu – niezależnie od tego, czy odbywa się to za pośrednictwem stałego miejsca prowadzenia działalności, lokalnych przedstawicieli czy innej formy stałej aktywności gospodarczej – co do zasady nie może korzystać ze standardowej procedury odzyskiwania VAT. Dlatego tak istotne jest doświadczenie w zakresie transgranicznych procedur VAT, które pozwala właściwie ocenić sytuację przedsiębiorstwa oraz uniknąć niezasadnych roszczeń, zbędnych korekt i opóźnień.

Choć część firm decyduje się samodzielnie prowadzić proces odzyskiwania VAT, niewiele z nich w pełni rozumie wymagania obowiązujące w poszczególnych krajach. Rezygnacja ze wsparcia zewnętrznego może początkowo wydawać się oszczędnością, jednak w praktyce często prowadzi do opóźnionych odpowiedzi, odrzuconych wniosków i większego obciążenia administracyjnego.

Poza podstawowymi formalnościami, kluczowe jest zrozumienie całego procesu, w tym takich elementów jak:

• terminy składania wniosków;
• minimalne kwoty zwrotu;
•  wymagania techniczne dotyczące elektronicznego składania dokumentów;
• obsługa pytań ze strony organów podatkowych, wymagająca dokładnej analizy oraz terminowych i precyzyjnych odpowiedzi.

Europejskie ramy VAT mogą z zewnątrz wydawać się proste, jednak w praktyce nadal oznaczają konieczność uwzględnienia specyficznych dla danego kraju zasad i procedur.

VAT nie jest jedynym podatkiem, który firmy transportowe mogą odzyskać. W siedmiu krajach europejskich – we Francji, Belgii, Słowenii, na Węgrzech, we Włoszech, Chorwacji i w Hiszpanii – można ubiegać się o zwrot określonej części akcyzy, zawartej w cenie oleju napędowego, a nawet paliwa HVO. Jednak systemy składania wniosków i dokonywania zwrotów nie są jednolite.

W przypadku odzyskiwania akcyzy procedury, terminy, wymagane dokumenty oraz inne szczegółowe wymogi różnią się w zależności od kraju.
W praktyce oznacza to, że bez znajomości przepisów i krajowych wymagań łatwo przeoczyć możliwość uzyskania zwrotu albo nie wykorzystać w pełni dostępnych kwot.

Dla firm transportowych współpraca z doświadczonym partnerem to nie tylko oszczędność czasu poświęcanego na administrację. To także dostęp do wiedzy i kompetencji niezbędnych do sprawnego poruszania się w różnych systemach podatkowych, obowiązujących w krajach europejskich.

Odzyskiwanie zwrotów VAT i akcyzy z Edenred Finance jest proste, szybkie i niezawodne. Edenred Finance zarządza całym procesem – od weryfikacji dokumentów i złożenia wniosku po kontakt z organami podatkowymi i wypłatę środków.

Co więcej, firmy, które nie mogą czekać na standardowy czas rozpatrywania, mogą otrzymać przyspieszony zwrot z wyprzedzeniem nawet w ciągu dwóch dni, pod warunkiem prawidłowego dostarczenia pełnej wymaganej dokumentacji. Dzięki temu przedsiębiorstwo transportowe może szybciej wykorzystać należne środki i odpowiadać na bieżące potrzeby finansowe.

Dowiedz się więcej i umów wstępną konsultację: www.finance.edenred.com