FINANSE
Krajowy System eFaktur - w 2026 r. 2,8 mln firm musi zmienić sposób fakturowania
W 2026 r. ponad 2,8 mln przedsiębiorstw w Polsce zostanie objętych obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dla wielu z nich będzie to największa zmiana technologiczna od czasu cyfryzacji JPK. Choć resort finansów zapowiada tę transformację jako krok ku nowoczesności, dla MŚP może oznaczać konieczność głębokiej reorganizacji sposobu działania. Eksperci radzą przedsiębiorcom: czas wdrożenia KSeF potraktujcie jako inwestycję.
Data publikacji: 11.09.2025
Data aktualizacji: 11.09.2025
Podziel się:
Według danych GUS, na koniec pierwszego kwartału 2025 r. w Polsce było 2,8 mln aktywnych przedsiębiorstw, z czego 2,7 mln to osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą. Obowiązek korzystania z KSeF obejmie wszystkie firmy w Polsce, choć dla mikrofirm przewidziano bardziej elastyczny okres przejściowy.
Epokowa zmiana
KSeF zostanie wdrożony w dwóch etapach. Od 1 lutego 2026 roku dotyczyć będzie firm, których obrót w 2025 r. przekroczy 200 mln zł. Dla pozostałych przedsiębiorstw system stanie się obligatoryjny od 1 kwietnia 2026 r., z ewentualnym przedłużeniem okresu przejściowego do początku 2027 r. dla mikrofirm osiągających obroty poniżej 10 tys. zł miesięcznie. To oznacza, że zdecydowana większość firm z sektora MŚP będzie musiała przygotować się na nowy sposób wystawiania i otrzymywania faktur – wyłącznie przez KSeF, ponieważ wystawianie faktur poza tym systemem nie będzie możliwe.
– System KSeF wprowadza faktury ustrukturyzowane, oparte na formacie XML, zintegrowane z centralną bazą danych Ministerstwa Finansów. Każda faktura otrzyma unikalny numer identyfikacyjny (XF ID), który będzie obowiązkowy także w tytułach przelewów bankowych. Dokumenty wysyłane e-mailem w formacie PDF, powszechne dziś w obiegu gospodarczym, nie będą uznawane za faktury w rozumieniu przepisów podatkowych – wyjaśnia Emanuel Nowak, ekspert firmy faktoringowej NFG.
Podkreśla przy tym, że skutki wdrożenia KSeF będą szczególnie odczuwalne dla małych firm:
– Największą barierą dla sektora MŚP może być konieczność odejścia od prostych narzędzi, takich jak Word czy Excel. Dla wielu firm, które dotąd wystawiały faktury ręcznie i wysyłały je e-mailem, integracja z KSeF to nie tylko zmiana technologiczna, ale i organizacyjna. Potrzebne będzie wdrożenie systemów księgowych zdolnych do komunikacji z KSeF, co wiąże się z dodatkowymi kosztami i czasem na przeszkolenie personelu – podkreśla ekspert NFG.
Faktury tylko w systemie KSeF
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmuje wyłącznie dokumenty zawierające numer NIP nabywcy. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy wystawiający faktury na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej – tzw. faktury imienne – nie muszą ich rejestrować w systemie. Podobnie jest w przypadku sprzedaży rejestrowanej przy użyciu paragonów fiskalnych bez NIP – dokumenty te nie podlegają obowiązkowi raportowania w KSeF.
Jednak sytuacja zmienia się w momencie, gdy klient – nawet jako osoba fizyczna – poda swój NIP w celu wystawienia faktury. Wówczas przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę ustrukturyzowaną i przesłać ją przez system KSeF. Dotyczy to również paragonów z NIP-em, do których następnie wystawiana jest faktura.
– To rozróżnienie jest szczególnie istotne dla firm działających w modelach mieszanych, łączących sprzedaż B2C i B2B, jak na przykład gabinety lekarskie, zakłady fryzjerskie, usługi szkoleniowe czy branża beauty. W ich przypadku konieczne będzie wdrożenie procesów pozwalających na szybką identyfikację transakcji wymagających raportowania w KSeF oraz rozdzielenie dokumentów, które systemowi nie podlegają – zwraca uwagę Emanuel Nowak. KL
Źródło: NFG
Fot. Pixabay
Zobacz również
