PRAWO
Kontrole IMI w praktyce: co zmieniło się po 2 latach
Po ponad dwóch latach funkcjonowania niezwykle ważnych dla polskiego transportu wytycznych Pakietu Mobilności przyszedł czas na aktualizację danych dotyczących obecnej rzeczywistości kontrolnej przedsiębiorców, delegujących swoich pracowników za granicę w ramach świadczenia usług transportowych. Jak wygląda system IMI w praktyce?
Data publikacji: 05.05.2024
Data aktualizacji: 27.05.2024
Podziel się:

Od 2 lutego 2022 r. obowiązującym portalem zgłoszeniowym dla pracowników delegowanych w transporcie jest platforma „Road Transport Posting Declaration” (RTPD), stanowiąca część IMI – systemu wymiany informacji na rynku wewnętrznym Unii Europejskiej. RTPD w przypadku transportu zastąpił platformy pochodzące z różnych krajów przyjmujących i jest dużym ułatwieniem w przeprowadzaniu procesu prawidłowego delegowania. Każdy kierowca podczas wykonywania przewozów kabotażowych oraz tzw. przerzutów (operacje typu cross-trade) musi mieć przy sobie zgłoszenie delegowania w formie papierowej lub elektronicznej, które portal generuje po wprowadzeniu danych w postaci kodu QR.
Zwróć uwagę na wyjątki
Należy jednak dodać, że wyjątkiem od tej reguły jest obowiązek zgłoszeniowy dla kierowców w transporcie do 3,5 tony na terytorium Francji. Kraj ten wymaga nadal rejestracji we francuskim systemie SIPSI dla tej grupy pracowników i taki dokument kierowca musi przy sobie mieć. Co w takiej sytuacji ze zgłoszeniem IMI? Niestety, nigdy nie wiadomo, jakie żądania postawi kontroler. W tej sytuacji najrozsądniejszy wydaje się dualizm zgłoszeń, dlatego zaleca się posiadanie druku SIPSI oraz kodu QR z platformy RTPD. Wiadomo jednak, że zmiany rejestracyjne dotyczące kierowców (do 3,5 t) delegowanych we Francji nastąpią wraz z obowiązkiem instalacji tachografów w mniejszych samochodach, czyli w lipcu 2026 r. i wtedy platforma RTPD będzie jedynym wymaganym portalem zgłoszeniowym, również w tym kraju.
Działanie platformy w praktyce
Od początku funkcjonowania platformy RTPD Komisja Europejska zapowiadała, że portal będzie się rozwijał, a osoby odpowiedzialne za jego funkcjonalności będą pracowały nad tym, aby dostosować narzędzie do potrzeb przewoźników. Na tę chwilę tak właśnie się dzieje. Platforma działa bez przeszkód i utrudnień technicznych, generując tysiące kodów.
Od sierpnia 2022 r. można odczuć kilka istotnych zmian w funkcjonalnościach systemu, m.in. uproszczoną formę pliku PDF, zawierającą niezbędne dane do kontroli czy możliwość wyboru jednocześnie kilku krajów delegowania, co również ułatwia wprowadzanie danych do systemu. Warto dodać, że obsługa techniczna platformy jest zawsze dostępna i służy pomocą w razie pytań i wątpliwości. To też powoduje, że duża część kontrolerów europejskich inspekcji pracy od wielu miesięcy aktywnie działa na platformie, a liczba kontroli delegowania w transporcie rośnie.
Aktualnie największą aktywność można zaobserwować ze strony Duńczyków. Przodują również Niemcy oraz Węgrzy, którzy kontrolują coraz więcej przewoźników. To bardzo ogóle dane, gdyż z obserwacji rynku wynika, iż wielu przewoźników nie ma świadomości przesłanych wniosków kontrolnych i trudno jednoznacznie stwierdzić, jak duża jest skala kontroli z systemu rejestracyjnego w różnych krajach. Dlaczego? Przewoźnicy są przyzwyczajeni, iż kontrola w przedsiębiorstwie transportowym jest następstwem kontroli drogowej, stwierdzającej nawet niewielkie nieprawidłowości. Tymczasem, w przypadku kontroli delegowania kierowców, cały ciężar weryfikacji danych przeniósł się do sieci. Nie zawsze jednak przewoźnik jest w stanie wychwycić korespondencję mailową na ten temat.
Przebieg kontroli
Przypomnijmy, że kierowcy podlegają w zakresie delegowania kontroli na drodze i w tej sytuacji najczęściej działanie kontrolera kończy się weryfikacją posiadania lub nieposiadania samego zgłoszenia, ale także w przedsiębiorstwie za pośrednictwem wniosku kontrolnego w IMI. Wytyczne dotyczące samej kontroli są bardzo jasno sprecyzowane przez Dyrektywę i wydają się dość proste.
Część dokumentów delegowanego kierowcy musi znajdować się w pojeździe, a pozostała musi być udostępniana za pośrednictwem platformy w formie elektronicznej. Jak już wspomniano, przekazanie danych za pomocą IMI będzie odpowiedzią na przesłany wniosek. Ważne, aby pamiętać, że przedsiębiorca ma na odpowiedź 8 tygodni. Warto stale śledzić pocztę elektroniczną oraz weryfikować konto przewoźnika na platformie, aby nie zostać postawionym w sytuacji nie poddania się kontroli w wyznaczonym terminie. Jeśli bowiem przedsiębiorca nie odpowie zgodnie z przepisami na wniosek kontrolny, inspektor będzie zmuszony przekierować całe postępowanie do Głównego Inspektora Pracy, który z kolei wszczyna własne postępowanie już bezpośrednio w siedzibie pracodawcy, według wytycznych prawa europejskiego.
Ważnym elementem platformy IMI jest możliwość bezpośredniej korespondencji z zagraniczną inspekcją pracy kontrolującą przewoźnika. Służy do tego czat, dzięki któremu można na bieżąco porozumiewać się z osobami po drugiej stronie w języku ojczystym. Często okazuje się jednak, że kierowca w danym okresie kontroli nie przebywał w kraju przyjmującym lub wykonywał przewozy bilateralne, nie podlegające pod przepisy o delegowaniu kierowców w transporcie międzynarodowym. Warto wtedy upewnić się, jakie dokumenty należy przesłać oraz jakie wyjaśnienia złożyć, aby kontroler nie zarzucił przewoźnikowi nie poddania się kontroli z powodu braku dowodów delegowania. Niemniej jednak, nawet jeśli kontroler nie odpowie na nasze pytania, mamy możliwość opisania prawdziwego statusu naszego kierowcy, który mógł w danym okresie świadczyć przewozy wyłączone z obowiązków wypłaty wynagrodzenia branżowego z danego kraju. Wysłanie informacji za pomocą czatu jest tylko jednym z elementów kontaktu z inspekcją.
Należy pamiętać, że przepisowe poddanie się kontroli to bezwzględne wysłanie za pośrednictwem IMI danych wymienionych w przepisach Dyrektywy, takich jak: pliki DDD, dokumenty przewozowe, dokument potwierdzający zatrudnienie (umowa o pracę, umowa zlecenie), ewidencje czasu pracy, odcinki wypłat, potwierdzenia wypłaty wynagrodzenia. Te dane potwierdzają delegowanie, ale także udowadniają, że kierowca delegowany nie był.
System IMI: to musisz wiedzieć
Oczywiście kontrola na drodze może przebiegać w różny sposób. Kierowca zawsze powinien dysponować w kabinie: danymi o czasie pracy (pliki DDD, inne dokumenty rejestrujące czas pracy), dokumentami przewozowymi, kodem QR potwierdzającym zgłoszenie na IMI oraz aktualnym drukiem A1. Ten ostatni dokument jest obowiązkowy na podstawie innych przepisów, niemniej jednak jego posiadanie jest nieodłącznym wymogiem samego delegowania pracownika. Jeżeli inspektor na drodze nie otrzyma danych, z pewnością ukaże mandatem, od którego nie będzie odwołania.
Konkludując – należy podkreślić, że po dwóch latach funkcjonowania platforma IMI spełnia swoją funkcję i stanowi znaczne ułatwienie nie tylko dla przewoźników, ale przede wszystkim dla instytucji kontrolnych, które pilnują legalności oraz prawidłowości delegowania w transporcie po wejściu w życie zasad Pakietu Mobilności. Warto weryfikować informacje o wnioskach kontrolnych na platformie RTPD, uaktualniać dane kierowców zapisane na koncie przewoźnika i stosować zasady dotyczące delegowania pracowników wymagane przepisami krajów przyjmujących.
AUTORKA:
Anna Guzik
Kierownik Działu Ekspertów SRW, ekspert ds. europejskich
Zobacz również