"Ładunek zniknął bez śladu"

Skala oszustw logistycznych rośnie. Nie dlatego, że nagle wszyscy stali się bardziej chciwi. Powód jest prosty. Systemy komunikacji są szybkie, giełdy ładunków dostępne dla każdego, a weryfikacja bywa często powierzchowna. Fałszywe konta, podobne adresy e- mail, podrobione CMR-y i dowody tożsamości to narzędzia, które działają lepiej niż kiedyś. Dla przestępcy to praca na akord i spam mailowy „aż ktoś się złapie”. Dla firmy po drugiej stronie to stres, nieprzespane noce oraz ryzyko milionowych strat i nie mówimy tu o pojedynczych przypadkach. To rozległa praktyka, trwająca w branży transportowej od zarania dziejów. Zatem warto traktować to jak problem cywilizacyjny, a nie pech jednego spedytora. Niektórzy dalej myślą, że przejęcie towaru to rzadkość, ale powiedzmy sobie szczerze – jak to mawiają koledzy po fachu: „Kto pracuje w transporcie, ten w cyrku się nie śmieje. Tu już nic nie dziwi.” Jestem w stanie się pod tym podpisać.

Na forach branżowych i w grupach dyskusyjnych pojawiają się opisy akcji, które brzmią jak scenariusze filmowe. Ktoś rejestruje firmę o podobnej nazwie, ktoś inny tworzy konto na giełdzie ładunków o podobnym mailu co realna firma transportowa z fałszywymi referencjami, a potem wystarczy już złapać spedytora, któremu umknie, że coś w mailu się nie zgadza. Jeśli w biurze zabraknie zdrowego sceptycyzmu, ładunek może zmienić właściciela szybciej niż zdążysz powiedzieć „Incoterms 2010”.

Warto poznać takie historie nie dla sensacji, ale dla nauki. Każda próba oszustwa, o której słyszymy, to darmowy kurs, który można wykorzystać do wzmocnienia procedur. Oczywiście można udawać, że to problem rzadki i marginalny, ale to trochę tak jak udawanie, że parkingi nocne w Europie są bezpieczne. Niby jest takie przekonanie, ale każdy, kto choć raz spał na MOP-ie pod Lyonem, wie, jak jest naprawdę. Nie ma sensu zaklinać rzeczywistości. Zacznijmy od tego, że przejęcia towaru najczęściej dzieją się tam, gdzie jest pośpiech. Tam, gdzie komuś zależy na „szybkim podstawieniu auta”. Jeśli po drugiej stronie telefonu ktoś naciska pod koniec dnia bardziej niż typowy przewoźnik, to już pierwsza lampka do zapalenia. Druga lampka zapala się, kiedy przewoźnik ma historię krótszą niż gwarancja na kubek termiczny. Trzecia, kiedy dokumenty wydają są poprawne, ale coś z tą jakością skanu nie gra. Zawsze coś tam można wyłapać, jeśli nie zamyka się oczu. Najgorsze jest to, że oszuści korzystają z naszego własnego tempa pracy. Wiedzą, że czasem naprawdę nie ma jak poświęcić pięć minut więcej, bo jest już 15:56. Wiedzą, że od rana pali się kalendarz, telefony dzwonią jak w call center i w tym chaosie właśnie najłatwiej o błąd. Schematy oszustów są proste i skuteczne. Najpierw obserwacja. Potem podszycie się pod znanego przewoźnika. Następnie kontakt mailowy/telefoniczny, jako ten przewoźnik, z prośbą o detale do wystawionej przez spedytora trasy. W tle pojawia się presja czasu i obietnica szybkiego zrealizowania przewozu. Jeśli ktoś w biurze nie przedzwoni do znanego numeru firmy bądź innego pracownika, jeśli nikt nie sprawdzi dokładnie: maila, domeny, witryny, dokumentów, które rzekomy przewoźnik wysyła na maila, nie porówna numerów rejestracyjnych z dokumentami w systemie, to ładunek może zniknąć i wpaść w niepowołane ręce.

Inny wariant to fałszywe zlecenie wystawione na giełdzie ładunków. Oszust tworzy wiarygodnie wyglądające konto, podaje atrakcyjne warunki i czeka, aż ktoś zareaguje. Kiedy przewoźnik przyjmie zlecenie, zaczyna się gra. Telefon od rzekomego klienta, prośba o pilne potwierdzenie, zmiana instrukcji. W tym momencie decyduje rutyna biurowa. Jeśli procedury są luźne, można narazić swoją firmę na szwank. Kiedyś oszuści podszywali się częściej pod firmy: czeskie, litewskie, bułgarskie, a teraz często i polskie, więc to pokazuje, że musimy w tych niezwykle niebezpiecznych czasach cyberprzestępstw być jeszcze bardziej wyczuleni. Najbardziej atrakcyjne są towary łatwe do szybkiego zbycia i o wysokiej marży, ale też takie, na których na pewno nie będzie nadajników GPS. Części samochodowe, kosmetyki, alkohol, AGD, stal/metale. Ale nie tylko, czasem giną palety z materiałami budowlanymi, bo ktoś ma na nie stały rynek zbytu bądź pasera, który to weźmie. Kluczowe czynniki ryzyka to długi łańcuch odbiorców, częste przeładunki i brak jasnych procedur. Jeśli twój ładunek ma wielu pośredników, to każdy z nich to potencjalne miejsce, gdzie ktoś może popełnić błąd lub zostać zmanipulowany, a błąd w tej branży kosztuje. W praktyce słyszałem o przypadkach, gdzie towar wart kilkaset tysięcy złotych zniknął w ciągu kilku godzin. Nie dlatego, że ktoś był genialnym złodziejem. Po prostu wykorzystano luki w komunikacji, zaufaniu i weryfikacji. To przypomina sytuację, gdy zostawiasz swój portfel wypchany pieniędzmi na najbardziej ruchliwej ulicy w Barcelonie i dziwisz się, że szybko zniknął… i to bez śladu! Na La Rambla też musisz uważać na złodziei.

Nie będę serwował akademickich wykładów. Chodzi o rzeczy proste, które można wdrożyć od jutra rana i które ratują firmę częściej niż drogie systemy, jeśli są stosowane konsekwentnie. Oto lista działań do natychmiastowego wdrożenia:

Weryfikacja przewoźnika – sprawdź KRS, NIP i referencje. Nie zadowalaj się jednym mailem i ładną stopką. Zadzwoń na numer firmowy z oficjalnej strony i porównaj dane, jeśli coś nie gra. Jeśli firma ma historię, to znajdziesz o niej ślad. Jeśli nie ma i funkcjonuje kilka miesięcy, to może być sygnał ostrzegawczy. Proste sprawdzenie w rejestrze to często więcej niż długie rozmowy i wymienianie maili.

Call back jako standard. Jeśli ktoś prosi o zmianę danych na ostatnią chwilę, wykonaj połączenie zwrotne na inny, znany numer firmy, jeśli nie masz pewności. Nie odpowiadaj na numer podany w mailu od nieznajomego bądź WhatsApp. Zadzwoń na numer, który masz zapisany w systemie lub ze strony klienta. To zajmuje chwilę, a może uratować miliony. Wprowadź procedurę, że każda zmiana instrukcji wymaga potwierdzenia telefonicznego i zapisu w systemie.

Plombowanie i protokół przekazania. Można zlecić pracownikowi zapisanie numeru plomby w systemie i na dokumentach. Szybkie zrobienie zdjęcia przy załadunku i przy rozładunku. Wprowadzenie dokumentowania stanu ładunku i plomb w chwili przekazania. Bardzo prosta rzecz, która utrudnia życie oszustom i daje dowód w razie sporu.

Weryfikacja dokumentów – skany dokumentów to za mało. Porównaj numery rejestracyjne z tymi w systemie i z dowodem kierowcy. Sprawdź, czy CMR ma spójne dane. Upewnij się, że podpisy i pieczątki wyglądają wiarygodnie. Jeśli coś budzi wątpliwości, zadzwoń do innej osoby i sprawdź, dołącz kilka adresów e-mail do wiadomości. Lepiej stracić kilka minut na weryfikację i dmuchać na zimne, niż potem tracić tygodnie na wyjaśnienia „co poszło nie tak”.

Zawsze wymagaj od przewoźników dostępu
do GPS-u auta, które będzie wiozło twój towar. Integracja TMS z monitoringiem pozwala na szybkie reagowanie. Pamiętaj jednak, że technologia nie jest nieomylna. GPS można zagłuszyć, a sygnały mogą być opóźnione. Dlatego alerty muszą być traktowane jako sygnał do działania, a nie jako ostateczny dowód.

Ubezpieczenie i wsparcie prawne – ubezpieczenie cargo u dobrego ubezpieczyciela. Miej też gotowy kontakt do prawnika znającego specyfikę branży. W razie problemu szybka reakcja prawna i zgłoszenie szkody to połowa sukcesu. Dobre ubezpieczenie nie zawsze zapewni pokrycie wszystkich strat, ale pozwoli przetrwać kryzys i zabezpieczyć płynność firmy.

Systemy TMS, integracje EDI, track and trace i geofencing to świetne narzędzia. Pozwalają śledzić trasę, porównywać czasy i wykrywać anomalie. Jednak technologia ma swoje ograniczenia. GPS można zagłuszyć, a dane z giełdy ładunków mogą być zmanipulowane. Dlatego najlepsze efekty daje połączenie technologii z rutyną biurową. Systemy pokazują dane. Człowiek musi je interpretować i reagować. To człowiek decyduje, czy alarm jest fałszywy czy prawdziwy, jakie kroki podjąć i jak się zachowywać w trakcie weryfikacji nowego kontrahenta. Uważam, że nie ma branży idealnej i nie będzie. Zawsze znajdzie się ktoś, kto próbuje ograć system, ale im więcej o tym mówimy, tym trudniej mu działać. Bo transport to branża, która, mimo wszelkich absurdów, potrafi trzymać się razem. Każdy z nas zna kogoś, kto zna kogoś, kto miał sytuację z przejęciem towaru. I to nie po to, żeby się tym chwalić, tylko żeby ostrzegać innych.

I tu jest cały sens… Nie chodzi o strach. Chodzi o to, żebyśmy wszyscy wiedzieli, że to realne zagrożenie i że możemy mu przeciwdziałać. Możemy sprawdzać, weryfikować, dopytywać. Możemy być uważni. Możemy zadbać o to, żeby ładunek pojechał tam, gdzie powinien, a nie w kierunku nieznanym. Na końcu dnia wszyscy chcemy tego samego. Żeby kierowca wrócił, klient był zadowolony, a GPS pokazywał piękną linię trasy naszego towaru, a nie nagłe zniknięcie i żebyśmy nie musieli w nerwach analizować ostatnich czterech godzin. Może w transporcie nie da się przewidzieć wszystkiego, ale da się przewidzieć dużo i to już daje nam sporą przewagę. Bo choć branża lubi nas testować, a świat przemytniczo-logistycznych kombinacji ma się świetnie, to jednak wciąż mamy jedną przewagę. Wiemy, jak to działa. Wiemy, gdzie patrzeć i wiemy, że jeśli nie będziemy odpuszczać, to nawet najbardziej kreatywna dziupla nie wygra z rozsądnym człowiekiem. Sprawdź dwa razy, zanim potwierdzisz. To nie jest tylko slogan. To sposób na to, żeby ciężarówka wróciła z ładunkiem tam, gdzie powinna, a nie do kieszeni kogoś, kto zna się na socjotechnice lepiej niż na logistyce…

Bądźmy bezpieczni.

Juliusz Senyk