Jak się nie poparzyć, a jak zarobić na podatku VAT

Stawki VAT na usługi transportowe zależą od rodzaju wykonywanego transportu i mogą się różnić w zależności od terytorium, na którym usługa jest świadczona. Zrozumienie, które stawki mają zastosowanie do konkretnego rodzaju transportu, jest kluczowe dla prawidłowego i efektywnego rozliczenia VAT.

Wyróżniamy kilka kategorii transportu:

• krajowy – wykonywany w całości wyłącznie na terytorium Polski;
• wewnątrzwspólnotowy – dokonywany pomiędzy różnymi krajami członkowskimi UE;
• międzynarodowy – rozpoczynający się w kraju należącym do Unii Europejskiej, a kończący na terytorium państwa trzeciego i odwrotnie, przy czym na pewnym odcinku trasa przebiega przez terytorium Polski;
• wykonywany w całości poza terytorium kraju.

Zależnie od rodzaju realizowanego transportu, zastosowanie znajdują różne stawki VAT czy też zwolnienie z tego podatku.

Jednym z najbardziej złożonych rodzajów transportu, który wiąże się z wyjątkowymi zasadami opodatkowania, jest transport międzynarodowy. Usługi te wymagają szczególnego podejścia do rozliczania VAT.

Kluczowym aspektem jest możliwość zastosowania stawki 0 proc. VAT, co wynika wprost z ustawy o VAT. Jest to niezwykle istotne, ponieważ chociażby transport wewnątrzwspólnotowy oraz krajowy podlegają stawce 23 proc. VAT.

W ustawie o VAT odnajdziemy sprecyzowanie pojęcia „transport międzynarodowy”. Jako transport międzynarodowy towarów rozumie się wyłącznie przypadki, gdy towary są przewożone:

• z Polski poza terytorium UE;
• z terytorium poza UE do Polski;
• z terytorium poza UE na terytorium poza UE, jeżeli trasa przebiega na pewnym odcinku przez Polskę – tranzyt;
• z kraju UE innego niż Polska do państwa poza UE, jeżeli trasa przebiega na pewnym odcinku przez Polskę;
• z państwa spoza UE do kraju UE innego niż Polska, jeżeli trasa przebiega na pewnym odcinku przez Polskę.

We wszystkich wyżej wskazanych przypadkach możliwe będzie zastosowanie stawki 0 proc.  VAT, przy spełnieniu pewnych warunków.

Aby móc skorzystać ze stawki 0 proc., taka usługa musi:

• wypełniać definicję transportu międzynarodowego;
• podlegać VAT w Polsce;
• zostać odpowiednio udokumentowana.

Prawo do zastosowania 0 proc. stawki VAT dla świadczonych usług transportu międzynarodowego ma wyłącznie podmiot posiadający odpowiednie dokumenty. Chodzi o list przewozowy lub dokument spedytorski, z którego jednoznacznie wynika, że w rezultacie przewozu z miejsca nadania do miejsca przeznaczenia nastąpiło przekroczenie granicy z państwem trzecim oraz została wystawiona faktura przez przewoźnika (spedytora). Potrzebny jest również potwierdzony przez urząd celno-skarbowy dokument, z którego jednoznacznie wynika fakt wliczenia wartości usługi do podstawy opodatkowania z tytułu importu towarów.

VAT w przypadku transportu międzynarodowego rozliczany jest zgodnie z zasadą, że podatnik wystawia fakturę z VAT 0 proc., o ile posiada dokumentację potwierdzającą międzynarodowy charakter transportu. Brak wskazanych dokumentów, oznacza brak możliwości zastosowania stawki 0 proc. Wtedy należy opodatkować usługę według stawki 23 proc. VAT.

Mimo zastosowania stawki 0 proc., usługodawca ma prawo do odliczenia VAT naliczonego od zakupów niezbędnych do wykonania usługi transportu międzynarodowego.

Dzięki temu nadal może odliczać VAT od zakupów, a jego kontrahent nie musi regulować kwoty netto powiększonej o VAT. Nawet jeżeli odzyska VAT w formie odliczenia go w deklaracji, to będzie to miało pozytywny wpływ na jego płynność finansową. Jest to szczególnie istotne np. w tranzycie, w ramach usługi transportu międzynarodowego.

Jak wszyscy wiemy, podatek VAT należy zapłacić, gdy z deklaracji za dany okres rozliczeniowy wynika nadwyżka VAT od sprzedaży nad VAT od zakupów. Jednak w przypadku, gdy przedsiębiorca w danym okresie rozliczeniowym poniósł wyższy VAT od swoich zakupów niż sprzedaży, może ubiegać się o zwrot tej różnicy. Zwrot VAT może być realizowany na konto bankowe lub na rachunek VAT, pod warunkiem spełnienia określonych wymogów.

Co istotne, urząd skarbowy zwraca różnicę VAT tylko na wniosek podatnika. Podstawowym terminem płatności zwrotu VAT jest 60 dni. Są jednak od niego wyjątki. Jednym z nich jest możliwość otrzymania zwrotu w terminie 25 dni od dnia złożenia deklaracji.

Podatnik ma prawo do starania się o zwrot na własny rachunek bankowy (bądź rachunek VAT) w tym terminie pod warunkiem, że zostaną spełnione poniższe kwestie:

• Podatek naliczony, wykazany w deklaracji (z wyjątkiem nierozliczonych kwot z poprzednich okresów) wynika z:

– faktur za w pełni opłacone należności, jeśli płatność nastąpiła z rachunku bankowego w polskim banku lub w SKOK, zgłoszonego w identyfikacji podatkowej,

– innych faktur, jeśli ich łączna wartość nie przekracza 15 tys. zł,

– opłaconych dokumentów celnych, deklaracji importowych i decyzji,

– importu towarów, wewnątrzwspólnotowego nabycia, usług, gdzie podatnikiem jest ich odbiorca lub dostawy towarów, gdzie podatnikiem jest nabywca, jeśli w deklaracji wykazano podatek należny.

• Przeniesiona kwota podatku z poprzednich okresów, wykazana w deklaracji, nie przekracza 3 tys. zł.
• Podatnik złoży w urzędzie skarbowym potwierdzenie zapłaty należności najpóźniej w dniu składania deklaracji.
• W ciągu 12 miesięcy przed okresem, za który składa wniosek o zwrot w 25 dni:

– był czynnym podatnikiem VAT,

– składał deklaracje za każdy okres rozliczeniowy.

Podkreślić należy, że urząd skarbowy nie wypłaca różnicy VAT automatycznie, ale weryfikuje zasadność zwrotu. Urząd może przedłużyć termin zwrotu, jeśli uzna, że konieczna jest dodatkowa weryfikacja.

Specyfika działalności transportowej wiąże się z częstymi trasami zagranicznymi. W wielu przypadkach przedsiębiorcy ponoszą tam istotne wydatki, obciążone zagranicznym podatkiem VAT, np. na zakup paliwa czy opłaty za autostrady. Warto wiedzieć, że istnieje możliwość ubiegania się o jego zwrot z krajów unijnych poprzez procedurę VAT-REF.

Podatek od wartości dodanej zapłacony w Unii Europejskiej, który nie podlega odliczeniu w Polsce, można odzyskać składając wniosek VAT-REF. Aby uzyskać zwrot, poniesione wydatki muszą być związane z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz podlegać prawu do odliczenia. Jednak ostateczne zasady zwrotu określają przepisy kraju, w którym dokonano zakupu.

O zwrot zagranicznego podatku VAT można się ubiegać, jeżeli:

• brak jest siedziby stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, stałego miejsca zamieszkania lub zwykłego miejsca pobytu w kraju UE, w którym dokonano nabycia;
• jest się czynnym podatnikiem podatku VAT;
• nie dokonuje się wyłącznie sprzedaży zwolnionej z VAT ani nie korzysta się ze zwolnienia VAT podmiotowego.

Nie można ubiegać się o zwrot, jeśli działalność jest całkowicie zwolniona z VAT, np. ze względu na rodzaj świadczonych usług lub niską wartość obrotów (poniżej 200 tys. zł rocznie).

Wniosek należy złożyć do administracji podatkowej państwa członkowskiego zwrotu za pośrednictwem właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego, nie później niż do 30 września roku następującego po okresie, za który wnioskujemy o zwrot.

Istotnymi elementami wnioskowanego zwrotu jest to, aby minimalna kwota wnioskowanego zwrotu VAT wyniosła co najmniej 50 euro (jeśli wniosek dotyczy całego roku podatkowego lub okresu krótszego niż ostatnie 3 miesiące tego roku) lub 400 euro (jeśli wniosek dotyczy okresu krótszego niż rok podatkowy, ale nie krótszego niż 3 miesiące) – kwotę wnioskowanego zwrotu należy wyrazić w walucie kraju zwrotu.

W kontekście transportu międzynarodowego istotne jest, aby przedsiębiorcy posiadali odpowiednią dokumentację, potwierdzającą międzynarodowy charakter usługi, co umożliwia im skorzystanie ze stawki 0 proc. VAT. Przedsiębiorcy powinni również pamiętać o konsekwencjach związanych z odliczeniem VAT od zakupów związanych z transportem, co może wpłynąć na ich płynność finansową.

Dbałość o prawidłowe rozliczenie VAT, zarówno w zakresie transportu międzynarodowego, jak i krajowego oraz o terminowe składanie odpowiednich wniosków i deklaracji, jest kluczowa dla zapewnienia zgodności z przepisami podatkowymi i uniknięcia ewentualnych problemów z płynnością finansową przedsiębiorstwa.